Як прошивати журнал обліку?

0 13498

При роботі з документацією рано чи пізно стикаєшся з необхідністю вести журнали реєстрації. Добре, якщо ці знання будуть отримані не під час чергової перевірки яких-небудь уповноважених органів. Прошивка – це важливий елемент в діловодстві, який краще не залишати без уваги, щоб не «потрапити на штраф». Якщо документ зшитий неправильно, то надалі буде проблематично довести, що підміна дані не мала місця. Про те, як правильно прошити, пронумерувати журнал, розказано в даній публікації.


Як прошивати журнал обліку?

Відповідальність

Деякі документи мають підвищену ступінь важливості, тому вимагають більш пильної уваги до зберігання та оформлення. Прошивка та нумерація документації - це зовсім не примха, а захист від внесення незаконних змін, шляхом виривання/додавання сторінок та інших несанкціонованих дій. Потрібно прошивати журнали у приватній конторі? Відповідь ствердна. Зовсім не важливо, яка форма власності у організації, перевірка може запросто з'явитися і до рядового індивідуальному підприємцю, адже закон один для всіх.
Як прошивати журнал обліку?
При прийомі на роботу секретаря чи діловода краще відразу уточнити, вміє кандидат прошивати книги і як робить це? Якщо з відповіддю на дане питання виникнуть складності, майте на увазі: надійним партнером цей кандидат не стане, адже навик прошивки не менш важливе, ніж уміння правильно писати листи або швидко набирати на комп'ютері тексти «сліпим десятипальцевим методом». І радує те, що знання це легко можна отримати, одного разу розібравшись з цим питанням.


У деяких структурах, наприклад силових, внутрішня перевіряє служба завжди проводить ревізію з особливою пристрастю, і в першу чергу дивиться на те, оформлені журнали належним чином, перевіряють навіть шнурівку конспектів особового складу! Всі касові журнали повинні прошивати в першу чергу, все, що стосується фінансів, завжди у фокусі контрольних служб. Слід прошити і книгу скарг, і книги обліку наказів, і журнали для відміток про вхідної/вихідної кореспонденції та іншого. Деякі журнали ведуться на підприємствах роками, в цих випадках буває, що нитка прошивки допомагає книзі просто не розвалитися на складові частини від старості.
Як прошивати журнал обліку?

Як прошити та пронумерувати журнал: покрокова інструкція

Насправді складно прошивати тільки свій перший документ. Адже ти не знаєш, з чого почати і як правильно прошити журнал, як до нього взагалі підступитися. А ось робота з наступними документами буде звичайної рутинної маніпуляцією і не більше. Як прошити журнал? Зразок можна подивитися нижче на фото, наочний посібник завжди працює краще, ніж написані тисячі слів.

Нумерація

Якщо в журналі буде відсутній хоча б один лист, то це відразу наштовхне перевіряючий орган на думку про службовому підробленні на підприємстві. Якщо аркуші вирвані, значить була прихована якась інформація, і тут вже будуть розбиратися, кому це вигідно і чому. Якщо перевіряючий неодмінно захоче покарати фірму за щось, то непрошнурованние документи стануть прекрасною «зачіпкою» у його діяльності.
Пронумерувати книгу можна вручну, при цьому нумеруються саме листи, а не сторінки. Обкладинка листом не є, арабські цифри зазвичай ставляться в правому нижньому куті. Якщо при нумерації вручну була допущена помилка, то можна виправити цифру ручкою і поставити поруч підпис посадової особи, наприклад, секретаря, який є відповідальним за прошивку журналів на підприємстві. Сучасний ринок перенасичений товарами, можна без праці придбати вже відразу красиво пронумерований журнал. Це, без сумнівів, зручно, тому що прописувати цифри від одного до ста - не саме захоплююче заняття.

Нитка для прошивки

Звичайна нитка, на зразок тієї, якою ми пришиваємо гудзики і звично користуємося в побуті, для роботи не підійде. Якщо взяти тонкий зразок, то з часом нитка може порватися, і тоді прошивати журнал доведеться заново, а це далеко не хвилинна справа. Найчастіше у діловода в арсеналі є капронова нитка, яка настільки міцна, що голими руками її порвати просто неможливо, вона точно збереже всі аркуші разом, навіть якщо журнал ненароком впаде.

Що робити дірки?

У тонкому журналі або зошити дірки можна виконати шилом, поступово, крок за кроком, сторінка за сторінкою проколоти всі листи. А ось якщо справу доведеться мати з багатосторінковим екземпляром, то на допомогу зазвичай беруть дриль. Особливо цікаво спостерігати за тим, як вправно вміє вправлятися з інструментом тендітна дівчина-бухгалтер. І все-таки, вдаючись до такої важкої артилерії, краще заручитися чоловічий підтримкою. Для того щоб ваш журнал виглядав охайно, не проколюйте обкладинку, навіть якщо дуже хочеться. Дірки робити слід якомога ближче до корінця (палітурки), тоді при відкритті сторінок ниток практично не буде видно, і вони не займуть корисну площу граф. Дірок зазвичай робиться дві, відстань між ними становить 6-10 сантиметрів. Розташовуються отвори приблизно посередині книги. Після того як зроблені дірки, нитка вставляється у велику голку і протягується крізь отвори. Обидва хвостика нитки повинні залишитися позаду журналу (між останнім листом і задньою частиною обкладинки).

Довжина нитки

Також необхідно відразу прикинути, якої довжини відрізати нитку, обидва її «хвостика» повинні будуть залишитися вільними приблизно на 15 сантиметрів, але краще діяти з запасом, зайві міліметри завжди можна обрізати. Кінці потрібні для того, щоб зверху них можна було приклеїти контрольний листок з кількістю пронумерованих сторінок.
Як прошивати журнал обліку?

Контрольний лист

Весь сенс прошивки журналів полягає в тому, щоб за допомогою своєрідної саморобної «пломби» навічно зафіксувати кількість аркушів, які повинні бути присутніми в даному документі при будь-яких обставин. Нам знадобиться вирізаний шматочок аркуша, приблизно 10*10 см, на ньому необхідно написати вручну або віддрукувати на комп'ютері наступний текст: «У цьому журналі пронумеровано та прошнуровано « » сторінок. Керівник підприємства повинен поставити на паперовому квадраті свою резолюцію, додатково ставиться дата операції. Нитка зв'язується у вузол, а кінці залишаються вільними, контрольний листок наклеюється за допомогою ПВА, на сам вузлик і частину ниток. Після того як клей підсохне, керівник ставить на контрольний лист друк так, щоб вона вийшла за його краї і слід був присутній на самій обкладинці. Ось така застосовується елементарна схема для захисту від зазіхання на цілісність журналів.
Як прошивати журнал обліку?

Корисні поради

  • Журналом може стати навіть звичайна учнівський зошит.
  • Перелопативши інформацію про те, як прошивати журнал, не завжди можна натрапити на наступний корисну пораду. Слідкуйте за натягом, прошивка повинна бути виконана досить вільно, в іншому випадку мотузка/нитка будуть врізатися в отвори і рвати сторінки, або книгу неможливо буде відкрити повністю. Туго зшитий журнал не дозволяє вести записи в центрі розвороту.
  • А ще можна знайти в інтернеті потрібну форму встановленого зразка, роздрукувати, проколоти дироколом, зшити, наклеїти «контрольку».
  • Бажано кріпити контрольний листок клеєм-олівцем: ПВА довго сохне, а волога часто розмиває підпис і печатку, поставлене керівником в поспіху.
  • Трапляються ситуації, коли внести які-небудь зміни в журнал все ж необхідно. Наприклад, через прикру помилку або безвідповідальності посадової особи були внесені некоректні дані, що або зовсім реєстраційна інформація відсутня, в цьому випадку деколи доводиться переписати журнал повністю.
  • Як прошивати журнал обліку?

    Де купити журнали?

    До речі, зараз в інтернеті є маса порталів, які за невеликі гроші і в швидкі терміни можуть запропонувати придбати будь-зразок. Плюс такої покупки полягає в тому, що журнали вже прийдуть вам з отворами для нитки або навіть вже повністю прошиті, і не потрібно буде думати про те, як прошивати журнал самому. Інженерів по захисту життя і здоров'я працівників зазвичай цікавить, як прошити журнал з охорони праці, але особливої премудрості тут немає - всі ці документи шнуруются за одним принципом. До речі, журнал з охорони праці - це один з тих, які роботодавець повинен «пестити і леліяти», адже, якщо щось станеться з працівником на виробництві, насамперед контролюючі органи запитають про книгу, де ці самі співробітники ознайомились під підпис з правилами техніки безпеки.
    Як прошивати журнал обліку?

    Інформація кадровику

    А ось книга реєстрації обліку трудових книжок і вкладишів у них повинна бути не просто прошита, а скріплена сургучною печаткою або опломбована. Стандартна схема, як прошивати журнал для внесення відомостей про трудових книжках, тут не підійде.
    Як прошивати журнал обліку?

    Деякі підсумки

    Повторимо основні правила, озвучені вище:
  • Перед роботою уважно вивчити інструкцію про те, як прошивати журнал.
  • Визначитися з «колючою» інструментом.
  • Не проколювати обкладинку (тільки самі листи).
  • Не робити отвори далеко від обкладинки - журнал буде незручно відкривати.
  • Нитка повинна бути міцною.
  • Не прорахуватися з довжиною нитки, щоб не переробляти все наново.
  • Журнал пронумерувати.
  • Наклеїти контрольний лист, де буде зазначено кількість прошиваемих сторінок, дата прошивки.
  • Скріпити печаткою.
  • Сподіваємося, що після прочитання статті у вас не залишилося питань з приводу того, як прошити журнал реєстрації і тому подібні документи.


    Схожі поради

    Сад і город