Оперативна інформація: отримання, управління, зберігання

Що собою являє оперативна інформація? Де вона використовується? Які особливості її застосування існують? Ці та інші подібні питання будуть розглянуті в статті.

У цілому і загальному

Те, що інформація може бути передана на відстань, навряд чи в когось викличе заперечення. Причому її можна зустріти в неживій природі. Вона може приймати різну форму. Так, по кільцях дерев можна судити про особливості різних років, РНК і ДНК дозволяють успадковувати форму і зовнішність своїх предків. Існує і оперативно-розшукова інформація, яку шукають загублених, злочинців, викрадених людей або ж матеріальні цінності. Вона може приймати різні форми, у залежно від сфери, де використовується.

Три види оперативної інформації

Умовно виділяють наступні види:

Інформація-факт. По суті, це модель реальної ситуації, процесу, об'єкта.

Інформація-прототип. Сюди відносять все, що відображає вміст процесу, об'єкта або ситуації, які створюються.

Нормативна інформація. Це дані, які відпрацьовані та рекомендовані для постійного використання. В якості прикладу можна навести еталони, стандарти, шаблони і норми.

Між цими трьома видами інформації існують відносини, за допомогою яких знімається невизначеність і можна приймати ефективні рішення. Так, нормативні дані є втіленням досвіду, науково обґрунтованих рішень і основою для протоколів майбутньої ситуації (об'єкта, процесу). Під час активності порівнюється інформація про проміжні та кінцеві результати. Вона може бути представлена як:

Управлінські регламенти. Прикладом в даному випадку є робочі й посадові інструкції.

Нормативи, стандарти, нормалі, норми, закони.

Технологічні карти операційних (виробничих) процесів.

Характеристики об'єктів та суб'єктів зовнішнього середовища.

Інформація про трудові, матеріальні і фінансові ресурси, а також оперативна інформація про їх відома.

Необхідно стежити за тим, щоб була присутня найбільш релевантна інформація, яка володіє адресністю, своєчасністю, достовірністю та повнотою. Це особливо важливо в сучасних умовах. Зараз ми страждаємо не стільки від відсутності даних, скільки від надлишку марною і непотрібною інформацією. Тому необхідно вчитися відокремлювати її від необхідних характеристик нам, щоб володіти ситуацією.

Носії

Зберігання оперативної інформації передбачає, що вона десь повинна розміщуватися. В якості носіїв можуть виступати:

Звіти, огляди, нотатки.

Система паперового та електронного документообігу.

Бази даних, інформаційні сховища, довідники, бібліотеки, каталоги.

Автоматизована система управління та проектування.

Записи працівників.

Інтернет-ресурси на кшталт корпоративних сайтів, електронних магазинів, поштової розсилки.

Інформаційні сторінки, розміщені всередині локальних мереж.

Найбільш доцільним є створення комплексної системи даних, на підставі якої можна займатися автоматизированием діяльності фахівців і менеджерів. Наявність такого інструментарію дозволяє створювати єдиний загальноорганізаційна інформаційний простір, що позитивно позначається на результативності діяльності.

Робота з даними

Якщо є бажання поліпшити якість управління, то необхідно добре підготуватися до обробки інформації. Спочатку для цього потрібно провести аудит. Він дозволить виявити проблемні місця, де з'являється суперечлива або ж неправдива інформація. Він дозволяє з'ясувати, чим же зайнятий відділ ІТ і/або ж аналітики, чому затягуються терміни і немає видимих результатів при вирішенні поставлених завдань. Потім слід розробити і впровадити необхідні процедури і правила роботи, для того щоб формувати оперативні показники і ситуаційні звіти. Також слід виробити єдині стандарти. Так, поширеною є ситуація, коли необхідна оперативна інформація, але її отримання гальмується осмисленням отриманих даних. У таких випадках стандартизація дозволить нівелювати цю проблему і збільшити швидкість обміну аналітичними показниками і прийняттям рішень. Потрібно стежити і за тим, щоб була доступною правильна і несуперечлива інформація. Наявність спеціальних програмних моделей дозволяє отримати фактичні дані про становище компанії і всіх що відбуваються процесах.

У господарській діяльності

Тут найбільшу важливість мають дані. Оперативну інформацію використовують для того, щоб приймати рішення, від яких залежить стабільність, безперервність і безперебійність проведеної господарської діяльності, а також виконання планових показників. Це все може бути реалізовано через системно-структурний підхід. В такому випадку найбільший інтерес представляє як безпосередньо сама організація, так і окремі елементи. Якщо ж увага зосереджена на бізнес-процесах, то ми маємо реалізацію процесного підходу. В такому випадку створюють інформаційні потоки даних, які займаються його супроводом. Вони виступають у ролі пояснення окремих моментів. Оперативне отримання інформації виконує цілий ряд важливих завдань у питанні забезпечення безперебійності роботи. Візьмемо, приміром, положення зі складом сировини. Якщо вчасно не поповнювати запаси, то виробництво може зупинитися. А цього допускати не можна ні в якому разі. Не можна виключати і затримок, і людського фактора. Тому найкращий варіант – це коли при зменшенні кількості ресурсів відділ постачання повідомляється автоматикою. І вона ж стежить за тим, щоб це повідомлення було проігноровано. У таких випадках, скільки б оперативної інформації отримано не було, все можна проконтролювати і відстежити. Тільки б місця на сервері вистачило.

У природі

Оперативна інформація в навколишньому середовищі – це та, яка передається за допомогою різних механізмів, але може бути вилучено на підставі даних генотипу або ж фенотипу. В якості ілюстрації першого прикладу можна навести дані, які містять у собі ДНК або РНК. Вони впливають на структурну основу біологічного формування. Фенотип – це згадані на початку статті кільця дерев. Тобто відомий тільки загальний механізм, але деталі його реалізації або ж втілення приховані за завісою таємниці.

Оперативна інформація громадських інституцій

Отримання точних і достовірних даних важливо не тільки в сфері підприємництва. Ці моменти відіграють важливу роль у суспільних процесах. Ось, наприклад, якщо в певному регіоні Російської Федерації сталося стихійне лихо, то слід інформацію про нього швидко передати далі, щоб були виділені необхідні ресурси для ліквідації наслідків. Також, коли приймаються закони, необхідно потурбуватися про те, щоб всі відповідальні працівники були поінформовані про зміни. В таких випадках потрібно здійснювати ефективне розпорядження інформацією. Як приклад можна привести службу (управління) оперативної інформації та міжнародних зв'язків ФСБ РФ.

Передача даних в соціальному середовищі

Як тут не згадати чутки! Скільки всього вони змогли накоїти! Варто лише запустити і розкрутити слух про те, що якась компанія впаде, як бувало і таке, що навіть міцні організації не переживали паніки. Тому оперативна інформація може бути серйозною зброєю. І не завжди треба вірити тому, що можна почути на вулиці. Адже може вийти спростування, яке покаже, що інформація є неправдивою, але шкода від неї відшкодувати вже не вийде. Слід завжди пам'ятати, що дані, які розповсюджуються в суспільстві, не проходять перевірку, а іноді можуть бути і свідомо сфальсифіковані. Тобто ставитися до них з позиції повної довіри, як це можливо на комерційному підприємстві, необачно. Будь-яка оперативна інформація повинна перевірятися кожною людиною з позиції логіки і фактів. До того ж слід постаратися менше приділяти уваги різних проблем, що не відносяться безпосередньо до людини. Так, якщо комусь незнайомому не пощастило, він послизнувся і отримав травму, а хтось з друзів про це розповідає, то цінність цієї інформації близька до нуля. І її можна проігнорувати. Не забуваємо, що є безліч малоцінною або взагалі «сміттєвої» інформації. А ось якщо стало відомо, що були виділені гроші на ремонт дороги біля будинку, але він проведений не був, а у відповідальної особи нова машина – то це вже причина почати активно діяти. І це важлива інформація, оскільки кошти були буквально вкрадені, і якщо змовчати, то доведеться після цього платити ще й за ремонт свого автомобіля.

Інші специфічні моменти

Де ще можна говорити про наявність оперативної інформації? В цілому варіантів відповідей на це питання досить багато, але в масі своїй вони є складовими частинами розглянутих раніше моментів. Тому скажемо ще кілька слів про отримання, управлінні та зберіганні інформації. Перше і найважливіше – необхідно стежити за тим, щоб без проблем приходили найбільш важливі дані. До того ж необхідно, щоб вони були правдивими. Але більш-менш цей процес можна організувати в добре контрольованих невеликих об'єднаннях, начебто комерційних підприємств. В плані управління слід подбати про те, щоб інформація відразу ж потрапляла до потрібного особі, або хоча б з мінімальною кількістю посередників. А вона повинна зберігатися таким чином, щоб її легко можна було б витягти і використовувати.

Висновок

Оперативна інформація – це важливий елемент процесів, які постійно відбуваються. Вона дозволяє пізнавати найбільш точні та реальні дані на певний момент часу, що не може не позначатися на її важливості. Адже, як кажуть, той, хто володіє інформацією, володіє світом. А структуровані і впорядковані дані роблять процес управління ще легше і приємніше.