Кадрове забезпечення системи управління персоналом. Інформаційне, технічне і правове забезпечення системи управління персоналом

Термін "кадрове забезпечення системи управління персоналом" означає набір необхідного кількості, складу якісних працівників в кадрову службу. Щоб визначити кількість співробітників, враховуються потреби штатних структур і статут компанії.

Фактори, що впливають на набір персоналу

Серед основних факторів, що впливають на чисельність працівників організації, слід виділити:

Скільки робітників у компанії всього.

Сферу діяльності підприємства, в яких умовах він працює, її масштаби і характерні особливості, наявність і кількість філій.

Які у організації соціальні характеристики, категорії працівників та кваліфікація робітників.

Які завдання вирішуються, їх складність, наскільки вони комплексні.

Наскільки управління забезпечено технічно і багато іншого.

Методи розрахунків

Оскільки визначення числа співробітників кожна компанія виробляє самостійно, вирішуючи, які вимоги до персоналу їй потрібні і яка в нього повинна бути кваліфікація, точного і чіткого розрахунку не існує.


Вся література дає лише рекомендації на цей рахунок. Розрахувати число співробітників можна за допомогою наступних методів:

Багатофакторний кореляційний аналіз.

Порівняння.

Економіко-математичний аналіз.

Прямий розрахунок.

Розрахунок з урахуванням трудомісткості робіт і інше.

Кореляційний аналіз

Він ґрунтується на багатофакторної оцінки функцій керуючих і розділених між ними обов'язків. Існує схема, розроблена науковими співробітниками, що дозволяє оцінити показники, необхідні компанії, враховуючи фактори, що впливають на кількість працівників. Для її застосування потрібно звести всі необхідні фактори, після чого скористатися математичною формулою і провести кореляційний аналіз. Вона дозволяє визначити, як залежить кількість працівників від цих факторів. Важливо також враховувати специфіку галузі підприємства. Але оскільки підприємство працює в умовах конкуренції, то цей метод не можна приймати як єдино правильний. Сучасне управління персоналом передбачає врахування стану ринкової економіки на момент розрахунків.

Прямий розрахунок, порівняльний, експертний та інші методи

Щоб проаналізувати потреби компанії методом порівняння, прийнято оцінювати дві господарські системи. Одна з них повинна бути більш розвинена. Таким чином, відбувається пошук різниці між системами і визначення, що робить одну більш успішною, ніж іншу. Розрахунок експертним методом передбачає роботу експертів і науковців, які висловлюють свою думку на рахунок поставлених завдань. Зазвичай його використовують лише в поєднанні з іншими способами розрахунків. Також можна розробити економіко-математичні моделі на основі механізму роботи в режимі реального часу. Це дозволить побачити більш точну картину, але отримати з нього можна дуже мало даних. Прямий розрахунок чисельності працівників передбачає визначення, скільки праці необхідно затратити, щоб здійснити всі управлінські функції. Але найчастіше розрахунок проводять, грунтуючись на витратах праці і трудомісткості.

Зарубіжні кадрові служби

У різних галузях і місцях далекого зарубіжжя є певна середня чисельність працівників управлінського персоналу. Так, в Америці один начальник в середньому управляє сотнею робітників. У Німеччині за півтори сотні робітників відповідає один управлінець. А ось в Японії на тисячу робітників в середньому виділяється 27 керуючих. Природно, у різних галузях це число може змінюватись.
Вважається, що на зменшення кількості працівників, яким надається робота у відділі кадрів, вплинуло впровадження інформаційно-технічної бази і розвиток інфраструктури управління. Найголовнішою відмінністю зарубіжних компаній вважається те, що вони набирають управлінський персонал на стороні. Тобто вони наймають співробітників, які пройшли необхідну підготовку та отримали кваліфікацію, але при цьому не є співробітниками компанії. При розрахунку кількості співробітників вони враховують і їх професійні можливості, спеціальність і кваліфікацію майбутніх працівників. Що стосується вітчизняних компаній, робота в відділі кадрів зазвичай дістається людям, які не одержали відповідної освіти і не мають необхідних навичок. А посадові інструкції не відповідають сучасним стандартам і не відображають всіх завдань підприємства.

Діловодне забезпечення СУП

Кадрове і документаційне забезпечення системи управління персоналом має у своєму обороті документацію, і таке забезпечення передбачає організацію роботи з нею. Таким чином, в нього входить повний цикл обробки документації, починаючи з її створення і закінчуючи передачею готових документів до підрозділів підприємства. Основи діловодного забезпечення:

Потрібно своєчасно обробляти всі документи.

Надання управлінським працівникам необхідних документів для їх виконання.

Здійснення друку.

Проведення реєстрації співробітників, збереження всіх даних.

Потрібно формувати справи, причому так, як потрібно для конкретного підприємства.

Необхідно розмножувати і копіювати документи.

Потрібне проведення контролю їх виконання та багато іншого.

Інформаційне забезпечення СУП

Кадрове інформаційне забезпечення системи управління персоналом – це потік оперативної, документаційної і нормативно-довідкової інформації в компанії. Внемашинным забезпеченням вважаються такі системи: класифікація і кадрування, управлінська документація, організація, зберігання та реєстрація інформації. Внутримашинным забезпеченням вважають масиви даних, з яких сформована інформаційна база на носіях. Крім того, сюди відносяться програми накопичення, організації, введення та отримання інформації, що міститься в масивах.
Коли проектують і розробляють інформаційне забезпечення, найважливішим вважається встановити склад і структуру інформації, яка необхідна для управління. Для якісного виконання функцій необхідно, щоб інформація відповідала нормам, які вимагає кадрове забезпечення системи управління персоналом. Вона повинна відображати всі служби і їх діяльність, комплексно описувати організаційну, технічну, технологічну, соціальну та економічну служби та їх зв'язок з умовами, що надходять ззовні. Вона повинна оперативно надходити в систему, відображаючи процеси, що відбуваються в режимі реального часу. Вступати в базу інформація повинна систематично і безперервно, якщо є така можливість. Також вона зобов'язана бути достовірною.

Яку інформаційну систему вибрати

Коли компанія стикається з потребою перевести зберігання інформації на електронні носії, завжди виникає питання про те, що вибрати. На вітчизняному ринку представлено багато баз, але самостійно розроблене забезпечення буде краще відповідати потребам фірми. Крім того, з урахуванням представлених продуктів здійснити удосконалення кадрового забезпечення системи управління персоналом організації можна, лише поліпшивши їх або переробивши. Адже вони відображають застарілі принципи і поняття. Якщо компанія може собі дозволити використати фахівців, здатних якісно і надійно створити необхідне забезпечення, це допоможе заощадити не тільки час, але іноді і гроші. Оскільки такі програмні продукти частіше виявляються набагато ефективніше тих, що представлені на вітчизняному ринку. При виборі потрібно враховувати безліч критеріїв, наприклад, які у системи функціональні можливості, скільки продукт коштує, чи є перспектива розвитку, які у нього технічні характеристики і який відсоток ризиків його використання.

Функціональні можливості системи і її відповідність

Інформаційна система, що передбачає кадрове забезпечення системи управління персоналом, повинна відповідати тим функціям бізнесу, які використовуються в компанії або будуть впроваджуватися найближчим часом. Наприклад, якщо за допомогою цієї системи організація планує скоротити брак на виробництві, то в ній вже повинен бути встановлений автоматизований контроль якості продукції. Щоб визначити відповідність системи, потрібно чітко розуміти, в якому напрямку буде рухатися компанія і яка її стратегія розвитку. Якщо керівництво не уявляє, що саме йому потрібно, фахівці рекомендують найняти позаштатних працівників, які будуть займатися оцінкою і підбором системи. Такий підхід допоможе не тільки чітко структурувати бізнес-процеси та побудувати інформаційну систему компанії, але і краще вникнути в її роботу, отримати досвід від інших компаній.

Інформаційні технології

Якщо розглядати ІТ, то це певні технології і ЗА допомогою яких відбувається автоматизація та удосконалення бізнес-процесів, які містить у собі кадрове забезпечення системи управління персоналом. Іншими словами, ці кошти допомагають координувати роботу різних департаментів організації та контролювати взаємозв'язок між керівним складом та працівниками. Зв'язок проходить через мережеве з'єднання, телефонну лінію і особисто. Також програмне забезпечення дозволяє керівництву отримувати всю необхідну інформацію про співробітників, щоб краще проводити планування різних заходів, у тому числі нарахування зарплат, рішення про підвищення кваліфікації та багато іншого.

Технічне забезпечення СУП

Таке забезпечення являє собою комплекс технічних засобів. Іншими словами, це взаємопов'язані між собою автономні, керовані технічні засоби, що дозволяють збирати, реєструвати, накопичувати, передавати, обробляти, вносити та надавати інформацію. Також у цей перелік входить організаційна техніка. Щоб кадрове забезпечення системи управління персоналом з технічної сторони проводилося ефективно, потрібно забезпечити зростання продуктивності трудової діяльності службовців. Для цього зазвичай використовуються завдання, виведені економіко-математичним методом. Адже саме ця методика дає більш повний і точний результат, представляючи обчислення з урахуванням подій, що відбуваються в режимі реального часу. Технологічні процеси проходять кілька стадій. Служба управління використовує їх, щоб здійснювати свою діяльність більш швидко і ефективно.

Управління за допомогою технічних засобів

В першу чергу використовуються засоби, що дозволяють збирати і реєструвати інформацію. Ці пристрої готують дані про те, якою є кадровий резерв, реєструють всю необхідну інформацію і збирають її в одному місці. Вони призначені для того, щоб перетворювати дані в потрібну форму, яка потім зможе бути використана для подальшої обробки даних. Далі використовують техніку, що дозволяє передавати інформацію в межах організації. Це телефонні, телетайпные і факсимільні засоби зв'язку. З їх допомогою можна передавати інформацію між відділами та філіями підприємства. Щоб в організації провести облік персоналу, кадрова служба потребує також засоби, які дозволять їй зберігати всю необхідну інформацію. В основному для цього використовують картотеки і зовнішні носії. З їх допомогою інформація зберігається протягом тривалого часу. Обчислювальна техніка допомагає обробляти збережену інформацію. Це обладнання можна вважати основним у комплексі технічних засобів для управління службовцями. Саме це обладнання дозволяє перетворити дані, складові кадровий резерв, у той вид інформації, який необхідний, щоб приймати управлінські рішення. Також необхідні кошти, дозволяють видавати інформацію, доступну для обробки людськими ресурсами. Саме з допомогою пристроїв друку, передачі голосу і відео співробітники зможуть використовувати інформацію в тому вигляді, який прийнятний для людського сприйняття. Це лише найбільш важливі і умовно значущі технічні засоби, необхідні для роботи з персоналом. Справа в тому, що для різних структур і компаній потрібна різна техніка. Все залежить від того, в якій сфері працює компанія і які цілі вона переслідує. У кожній організації є кадрова служба, кадрова політика різні, і це обов'язково потрібно враховувати. Тому вибираючи тип, модель та інші характеристики обладнання, слід враховувати безліч чинників.

Нормативно-методичне забезпечення

Цей тип забезпечення являє собою сукупність документації різного характеру. Сюди можуть входити організаційні, методичні, розпорядчі, технічні, економічні документи. Також це довідкова інформація, правила організації, норми праці тощо. Загалом, вся необхідна інформація, яка потрібна для управління. Саме з її допомогою проводиться оцінка управління персоналом.

Правове забезпечення

Для нього використовують форми і засоби дій юридичного характеру на об'єкти УП. Це потрібно для підвищення ефективності роботи співробітників. Здійснювати правове забезпечення може керівництво. В деяких випадках частина обов'язків перекладається на дрібне начальство. Зазвичай їм доручають виконувати одну або декілька функцій правового забезпечення. Все залежить від того, наскільки велика компанія і як багато роботи потрібно провести. У великих організаціях існує юридичний відділ, який і займається подібними питаннями або є головним щодо вирішення подібних завдань. В основному кадрові проблеми виникають на тлі того, що робота проводиться безпосередньо з людьми. У зв'язку з цим, тільки при обліку чітко врегульованих прав і обов'язків кадровий відділ зможе здійснити свою діяльність. Адже в його обов'язки входить прийом співробітників на роботу, призначення на посади, переведення в інші відділи. І головне завдання служби управління – не допустити конфліктів і врахувати всі права співробітників. Існують закони, акти і норми в законодавстві країни, що дозволяють врегулювати подібні питання. При цьому в кожній організації висуваються додаткові вимоги до персоналу, і це обов'язково потрібно враховувати. Тому в обов'язки юридичного відділу може входити розробка проектів, експертиза наданих документів на відповідність законодавству, організація роботи з даними, роз'яснення співробітникам їх прав і обов'язків. Таким чином, робота юридичного відділу вкрай важлива для управління персоналом на великих підприємствах і в великих компаніях.