Положення про документообіг організації. Приклад документообігу в організації

Документ - це інформація, представлена у формі, що відповідає змісту і призначення. Документ створюється з метою, що кимось для когось. Але не завжди джерелом документа та/або його адресатом буде людина. Сучасний рівень - коли в контур управління можна і потрібно ефективно та практично включати машини і механізми. Процес, особливості і швидкість руху документа залежить від його форми, змісту та функціонування середовища руху». Від того, наскільки грамотно налаштований документообіг в організації, залежить її успіх, економічні показники і соціальна ефективність, а це: якість і життя компанії.

Про документи і документообіг

Адміністрування, форма і порядок документообігу на прикладі організації, не регулюється законодавчо. Є Гости, підзаконні акти та обов'язкові рекомендації. По частині бухгалтерських документів, паперів на оформлення кредиту або медичних висновків є норми законодавства. Документ - це не завжди сувора письмова форма. Він може бути :

бланком, в якому певним чином заповнені конкретні поля, які мають точне смислове й синтаксичне зміст;

сторінкою, виготовленої по конкретній формі для певного застосування (лист, наказ, технічне завдання, штатний розклад, );

вільної форми (пояснювальна записка працівника, подяку за трудові досягнення, резолюція на заяві, ).

Всі три варіанти документів можуть мати паперовий або електронний подання і, завдяки наявності технічних і юридичних інструментів, вони абсолютно еквівалентні, хоча ще є випадки, коли можлива тільки паперова форма.


Незважаючи на відсутність законодавчого регулювання форми і змісту документа і документообігу, є жорстка, загальноприйнята і не обговорюють практика створення, руху, зберігання або знищення документів, яку кожна організація вільна підлаштовувати під себе абсолютно будь-яким чином.

Ідеальний приклад документообігу в організації

Принципово неможливо досягти ідеалу:

у будь-якій сфері життя і діяльності,

у будь-який час,

в будь-якій точці простору,

оскільки кожне нове наближення дає можливість побачити нові горизонти. Виникає бажання і необхідність слідувати до них. Документообіг - не виняток. Навпаки, показовий і живий приклад динамічної фіксації процесу руху інформації. Абсолютно неважливо, як відбувається фіксація інформації: на папері або в електронному вигляді. В даний час обидві форми мають однакове юридичне значення, хоча в деяких випадках паперового варіанту є переваги. Приклад документообігу в організації, яка шанує себе, свою сферу діяльності, відноситься з повагою до державних органів, своїм партнерам, постачальникам і споживачам (клієнтам), не обов'язково завжди приведений до електронної системи, яка контролює, враховує документи та забезпечує цикл їх руху від моменту появи (створення) до моменту здачі на зберігання або знищення. Далеко не у всіх організаціях існує розуміння того, що багато документів можуть виконувати безпосередньо машини і механізми без участі людини, рівно як і не всіма джерелами (авторами) повинні бути тільки люди.
Звичайне розуміння автоматизації документообігу у переважній більшості випадків знаходиться на рівні простої «сигнальної ідеї», коли програмі довірено повідомляти тільки про настання подій.

Внутрішній і зовнішній оборот документів

Для успішної організації важливі обидва контури. Зовнішній оборот має статичне значення, а внутрішній - динамічне. Чим краще розуміє керівництво компанії це обставина, тим більш перспективну систему електронного документообігу воно обирає. Бажаючі показати ідеальний приклад руху ділових паперів у організації пишуть власну інформаційну систему. Документи можуть бути первинними і вторинними. Останні завжди є історія руху всередині організації. Аналізуючи застосування знань про документ та його використанні, можна оцінити функціональні характеристики компанії, соціально-економічні показники і тимчасові параметри. Це важливо як для партнерів, так і споживачів.

Паперовий, але ефективний або електронний, але придбаний

Унікальність властива не тільки людині, але і організації. Причому, кожна людина цінує свою індивідуальність і прагне всіляко підкреслити її одягом, поведінкою, освітою та інше. Компанія, що купує готову інформаційну систему, - ідеальний приклад документообігу в організації, який позбавляє її власного обличчя і змушує співробітників одягатися в «чужі одягу». Краще довірити власним співробітникам працювати з паперовими носіями по-старому, ніж нав'язувати їм стороннє, але сучасне думка про документи та їх використання. Кожен співробітник - важливий елемент функціональності організації, а не дослідник дієвості чужих ідей і конструкцій стороннього документообігу.

Пріоритети, динаміка і функціональність

Зовнішній контур документообігу завжди обмежений, невибагливий і відрізняється статичної стабільністю. За великим рахунком, йому слід надавати значення не більше, ніж він того заслуговує. Наприклад, який сенс «вкладати душу» у відносини з податковою, контролюючими органами або партнерами. Можна якось урізноманітнити процес обміну інформацією з рекламними агентствами, але і це, в кінцевому підсумку, набуває статичну повсякденну форму.
Пріоритет власної системи обробки інформації, важливої частиною якої завжди є електронний документообіг, не викликає жодних сумнівів. Але завжди і всім шкода часу і грошей на створення власної системи. Комбінація класичних варіантів «один ес» або «галактика», які ніколи не обходяться без «иксела» і пари-трійки сторонніх локальних економічних або бухгалтерських програм укупі з власним сайтом, щоб мати зворотний зв'язок і документи (замовлення, скарги, пропозиції, ) від клієнтів і партнерів - звичайне положення речей, співробітники постійно зайняті рутиною, і немає ніяких витрат. Динаміку виробничого процесу може забезпечити лише ефективна реалізація власної функціональності. Тільки в такій якості електронний документообіг в організації - приклад, гідний наслідування, а в контексті реалізації власної бізнес-ідеї - відмінна динаміка виробничих, економічних і соціальних показників.

Положення про інформаційній системі організації

Будь-яка організація являє собою інформаційну систему, яка виникає та існує в навколишньому аналогічної середовищі. Ззовні в організацію надходять документи, всередині потрібно також створювати документи, частина з яких носить регламентований і обов'язковий характер. Простий графік документообігу організації - приклад того, як роблять зазвичай все. Положення про правила роботи, розпорядку дня, обов'язки співробітників - звичайна норма речей, але дуже мало хто займається розробкою "Положення про інформаційній системі організації". З об'єктивної точки зору керівники організації можуть керуватися чим завгодно, писати які завгодно положення і посадові інструкції. Але тільки від того, наскільки внутрішній нормативний арсенал відповідає вимогам реальної дійсності, залежить ефективність і практичність цього нормотворення.

Положення про документи і їх рух

Система документообігу підприємства - це складова частина інформаційної сфери компанії, внаслідок чого "Положення про документообіг" є додатком до "Положення про інформаційній системі організації", але дуже важливим і з'єднує всі її складові елементи в єдиний інформаційний організм. Якщо керівництво має намір створити ідеальний приклад документообігу в організації, значить воно реально займається розвитком успішного бізнесу, має метою отримання прибутку і підвищення добробуту працівників. Особливість сучасного стану в сфері розробки програм, зокрема, на передньому краї, області розподіленої обробки інформації (приклади інтернет-програмування), полягає в тому, що практично неможливо створити мобільний самоадаптирующееся додаток. Завдання електронного документообігу в організації - приклад простий, але показовий. Тут динаміка властива:

вхідним і вихідним документам;

алгоритмам обробки внутрішніх і зовнішніх ділових паперів.

Написати код, здатний змінюватись у відповідності з змінами даних і алгоритмів, дуже складно. Витрати часу і ресурсів доступні не кожній організації.

Електронний документообіг в динаміці

Організація документообігу на підприємстві на прикладі задачі електронного варіанту актуальна, проста, показова і практична. Складність викликає процес проектування коду, здатного до динамічного зміни. Проблемою також є час розробки. Заслуговує уваги порядок документообігу на прикладі організації, що належить Федеральної податкової служби, Федеральної міграційної служби, "Пошті Росії" і т. п. Причому, зовсім не обов'язково проектувати систему в точній відповідності, достатньо взяти за основу структуру і зміст документів, використовувати загальну логіку обробки. Тоді документообіг в організації = приклад + особливості власної бізнес-ідеї. У першому наближенні результат не буде практичним, але як тільки відбудеться впровадження в експлуатацію першої реалізації завдань, цикл їх вирішення стане незворотнім і при належній увазі буде досягнутий результат. Створення інформаційної системи, здатної обробляти змінну інформацію, - це насамперед динаміка самого процесу створення. До тих пір, поки не буде створений механізм адекватної зміни вхідних, вихідних і внутрішніх документів, а код не отримає можливість самостійного зміни без участі програміста, говорити про факт створення системи електронного документообігу не представиться можливим. Однак придумати і реалізувати власну систему для повноцінного забезпечення інформаційних процесів організації - все одно що зробити її успіх блискучим і досконалим.