Як зробити опис проекту: покрокова інструкція

Будь-яка робота починається з проекту, тобто з створення плану та приготування до його реалізації. Навіть у дрібних заходах потрібно чітке уявлення, з чого і як починати працювати. А на великих підприємствах. Тому розробляються проекти, які регулюють поставлені цілі і завдання і впливають на їх плідну рішення. Цим займаються спеціальні відділи менеджменту і маркетингу. По своїй суті проект – це план заходів, які повинні бути зроблені в певні терміни і узгоджені двома сторонами – замовником і виконавцем. Кваліфіковані менеджери дають характерний опис проекту з усіма етапами, діями, цілями, завданнями і зазначенням розрахованого бюджету. Ті, хто виконує сценарії для клієнтів, повинні бути фахівцями в галузях, які реалізують під замовлення.

Як розробляється проект?

Щоб розробити і впровадити проект, його збирають по кубиках-віхам в конструкторському відділі або бюро. Цим займаються професіонали, і кожен крок виміряється до міліметра:

Перший крок. Підрядник приймає від кореспондента технічне завдання. Вони узгоджують умови – терміни, бюджет, величину і схематику виконання (текстова, графічна, презентаційна). Для цього потрібно чітке опис проекту та його розуміння в цілому. І далі настає черга вмілого впровадження і накреслення всіх аспектів до самих дрібних деталей.

Другий крок. Затвердивши бриф, приймальник передає завдання менеджерів-цеховикам або офісним працівникам на опрацювання проекту.

Третій крок. Складається повна технологічна схема із зазначенням періодів, в кожному з яких виконуються послідовно певні заходи.

Четвертий крок. Пропрацювавши основну частину плану для вивірення схеми, всі подальші дії узгоджують із замовником. Більш докладно і наочно обговорюються доповнення, що додаються завдання, прогнозуються реальні цілі і підсумовується остаточна оплата.

П'ятий крок. Укомплектувавши весь проект і завершивши роботу над ним, підрядник передає клієнту готове рішення. Той, у свою чергу, проводить заключний розрахунок.

Початковий план опису проекту

З самого початку, після прийняття проекту в розробку, робиться його початковий опис, щоб була зрозумілою суть і надалі можна було розбити програму на періоди, заготівлі, гілки та етапи. Так легше всього стежити за термінами виконання, і жодна дрібниця не вислизне з уваги. Наведемо короткий опис проекту, тобто, по суті, процесів, з яких складається його розробка:

Прийняття замовлення.

Узгодження з замовником вартості роботи.

Обговорюється передоплата або розрахунок за завершення.

Складання анкети-брифу.

Узгодження зі споживачем (замовником) пунктів проекту.

Призначення – тема програми.

Початок – вказується дата/час.

Закінчення – вказується дата/час.

Виконавці проекту – наприклад, менеджери Іванова, Петрова, Сидоров.

Замовник – наприклад, Фонд допомоги дітям.

Етапи програми – підготовка, збиральництво, робота, узгодження, завершення.

Що потрібно зробити і в які терміни – зміст програми, опис етапів, завдань і цілей.

Яка інформація присутня – текстова, графічна, презентації, відео, аудіо.

Узгодження зі споживачем (замовником).

Доробка помилок, доведення до потрібного результату.

Повторне узгодження з кореспондентом.

Твердження, приймання на місці і здача проекту кінцевому користувачеві.

Остаточний розрахунок (одержання зарплати) в грошовому еквіваленті.

У такому вигляді створюється первинний короткий план проекту, після чого розробник розбиває його на безліч невеликих гілок, так званих етапів.

Поетапне формування проекту

Склавши начерк плану, приступимо до створення та опису етапів проекту. Це важлива частина, без якої не можна виробити великі і багатоходові рішення. Кожен етап описує ту чи іншу технологію і містить до сотні, а то й тисячі списків, завдань і підзадач. Тільки разбивши проект на етапи, можна простежити за будь-яким маленьким нюансом і не втратити нитку таких дій, а головне, цілей, яких слід досягти. Таке розчленування сценаріїв дозволяє більш легко управлятися з усіма запущеними процесами. Поетапне опис проекту по технології допомагає зосередитися на правильних рішеннях і швидше просуватися вперед.

Мета – те, без чого не буває проекту

Будь-який проект робиться тільки для того, щоб досягти певних цілей. Життя – це теж свого роду довгостроковий проект, де кожна людина на кожному його етапі домагається конкретних успіхів і приходить до потрібного результату – навчання, робота, одруження, сім'я, народження дітей і навіть смерть. Але це на протязі всього існування людини. А в короткостроковій програмі, такий як будівництво будинку або подорож, краще заздалегідь скласти план та опис цілей проекту, щоб встигнути все зробити за невеликий проміжок часу. Всі ми рухаємося до великого і прекрасного. Ось це – саме та мета, про яку деякі іноді не здогадуються без складання зрозумілої схеми і без чітких дій.

Складання брифу по створенню сайтів і лендингов

Наведемо як приклад повний опис проекту для веб-майстерень і студій дизайну по створенню односторінкових і багатосторінкових сайтів. Тут першочергове завдання – заповнення брифу замовником і відправка його фахівців веб-студії. В анкеті клієнт повинен вказати (чим детальніше, тим краще) всю інформацію про себе і потрібні йому функції сайту. Анкета виглядає так:

Прізвище, ім'я, по батькові керівника порталом, лендингом, ресурсом.

Назва компанії, спільноти або фірми.

Контактні дані замовника.

Область роботи – вид діяльності.

Назва запланованого проекту.

Бренд, фірмовий стиль проекту.

Логотип (якщо є).

Кращі колірні тони.

Дизайн для окремих частин і сторінок.

Кількість сторінок зовнішніх і внутрішніх біля сайту.

Послуги розміщення проекту у хостинг-провайдера.

Складання та придбання доменного імені.

Наповнення статтями – копірайтинг.

Просування, розкрутка та реклама.

Супровід і турбота про ресурс надалі.

Функціональна складова проекту:

адміністративна панель порталу;

впровадження кодів php, css, javascript;

бази даних Mysql;

розділ новин;

розділ статей і блогів;

розділ "фотогалерея";

вбудовані розсилки;

форми контактів і зв'язку;

реєстрація та приховування окремого контенту;

пошук та карта сайту;

seo-оптимізація сторінок і проекту в цілому;

мобільна версія сайту;

додаткові блоки реклами і переваг;

модулі для відео, аудіо та інших фішок;

виготовлення банерів, флеш, анімації;

перемикання багатомовних версій сайту;

магазин і кошик покупця;

каталоги товарів і ресурсів;

підключення платіжних процессингов;

розділ допомоги і бази знань.

Розробка проекту по створенню сайтів і лендингов

Отримавши заповнений бриф-анкету, можна починати складати опис проекту. Приклад початкового плану наведено вище. Це начерк або пам'ятка, виходячи з якої утворюють каркас запланованих справ у вигляді схем та етапів, завдань і цілей, списків і заміток. Такий план передається в універсальну майстерню, де професіонали займаються пошуком простих і складних рішень. У підсумку весь проект виготовляється з частинок специфічних місій, які, як у мозаїці, зібравшись разом, організовують чудову картину.

Як описати проект у розробці

Взявши в роботу тему про створення сайтів і лендингов, необхідно зробити записи всіх заходів. Наведемо приклад опису проекту: Етап № 1 – виготовлення макета, програмування платформи CMS системи з розбиттям сайту на відділи: адмінку та публічну частину, підключення модулів. Закріплено за менеджером (Ф. В. О.). Завдання:

спорудити макет – дата/час;

підготувати cms-платформу – дата/час;

прив'язати модулі і блоки – дата/час;

протестувати працездатність і функціональність – дата/час;

звіт про виконану роботу – дата/час;

весь час, витрачений на здійснення етапу;

бюджет, виділений на опрацювання дій.

Списки:

що зроблено, які недоробки, помилки;

що зробити, коли, терміново або ні;

цікава ідея – запропонувати;

ще щось інноваційне.

Примітки: Для виконання такої складної роботи потрібно виділити з бюджету ще 100000 карбованців для придбання та прив'язки додаткових компонентів. Мета: Виготовити та здати до певного терміну готовий робочий каркас проекту. Етап № 2 – виготовлення дизайну, логотипів, банерів. Закріплено за менеджером (Ф. В. О.). Завдання:

розробити схему кольорів – дата/час;

підготувати логотип – дата/час;

виготовити анімовані банери – дата/час;

продумати і оселити елементи графіки, кнопок;

звіт про виконану роботу – дата/час;

весь час, витрачений на здійснення етапу;

бюджет, виділений на опрацювання дій.

Списки:

що не зроблено, які недоробки, помилки;

що треба робити, коли, терміново або ні;

цікава ідея – запропонувати;

ще щось інноваційне.

Примітки: Запропонувати в правій колонці зробити ще 2 статичних банера. Мета: Виготовити та здати до певного терміну готовий дизайн та елементи графіки. Етап № 3 – наповнення лендинга текстовим контентом, вставка відео і аудіо. Закріплено за менеджером (Ф. В. О.). Завдання:

написати 5 сторінок тексту – дата/час;

підготувати та розмістити 5 відео і 10 аудіозаписів – дата/час;

звіт про виконану роботу – дата/час;

весь час, витрачений на здійснення етапу;

бюджет, виділений на опрацювання дій.

Списки:

що зроблено, які недоробки, помилки;

що зробити, терміново чи ні, коли-небудь потім;

супермисль – запропонувати;

ще щось новеньке.

Примітки: Оновити програму для запису відео. Мета: Наповнити ресурс текстової та мультимедійною інформацією. Етап № 4 – здача проекту замовнику. Відповідальний Строгов П. Р. Завдання:

погодити виконані етапи – дата/час;

виділити ресурси на доопрацювання – дата/час;

звіт про виконану роботу – дата/час;

весь час, витрачений на здійснення етапу;

бюджет, виділений на опрацювання дій.

Списки:

що зроблено, які недоробки, помилки;

що зробити, терміново чи ні, записати доопрацювання;

ідея Х – запропонувати;

ще щось новеньке.

Примітки: Додати в базу клієнта і здати в архів захід. Подумати, що ще зробити. Мета: Здати готовий проект.

Ведемо проекти і завдання в професійних системах

Щоб зробити унікальне і точний опис проекту, а також вести його як годиться – без порушення норм і з відстеженням статистики, існують професійні сервіси CRM. У них можна розбити будь-який проект на невеликі етапи з описом та прикріпленням до них завдань і підзадач, списків і цілей, заміток і блок-схем. Сьогодні вони мають досить багатий функціонал, до багатьох систем прикручені такі зв'язки, як телефонія і карти мозкового штурму, блоги та щоденники, автоматичне заповнення контактів, контрагентів і зручна розсилка по базах.

Проект закінчено: що далі?

Виконавши весь труд, тобто здійснивши опис проекту і забезпечивши його виконання, можна трохи відпочити і зосередитися на іншому технічному завданні. Накопичуючи досвід в попередніх роботах, елементарно створюють шаблони проектів, за якими в подальшому повторюють етапи нових справ. Таке заняття на постійній основі стає не тільки високоприбутковим, але і захоплюючим.