Ієрархічна структура робіт: поняття і призначення. Управління проектами

Кожен проект має цілі та етапи впровадження. Впровадження проекту передбачає наявність цілей, певних видів діяльності, навичок і умінь. На кожному етапі потрібно керувати процесом. Це складне, креативне мистецтво координації всіма ресурсами, задіяними в реалізації проекту: людськими і матеріальними.

Основні поняття

Управління проектом – процес з безмежним потенціалом. Незважаючи на це, всі типи дій можливо передбачити. Протягом усього життєвого циклу проекту застосовуються сучасні методи і технології управління. Мета: досягти певних результатів, закладених за складом, обсягом, вартістю, якістю і тимчасових витрат у проекті. Зрештою, всі учасники цього процесу повинні бути задоволені результатом.


Перший і головний інструмент – це визначення змісту проекту. Тут важливим є таке поняття, як ієрархічна структура робіт (ІСР). Створити правильний цей документ в теорії просто, але практично, як правило, це виявляється складним процесом, який вимагає своєї специфіки і нюансів. ІСР – повністю визначає зміст проекту і орієнтована на його результати. Для визначення цілей і складу етапів відмінно підходить методика: структура декомпозиції робіт (СДР), або англійською WBS. Ще цю методику називають СРР, що означає структура розбиття робіт. Але частіше всього використовують абревіатуру ІСР. В результаті творчої діяльності всієї команди народжується офіційний документ, який роз'яснює зміст проекту і його складові частини. Роботи, що не включені в ІСР, не відносяться до проектних. Сам документ може містити декілька рівнів, кожен елемент якого унікальний, має код і, за правилами, повинен бути описаний в словнику СДР.

Методика, за якою створюється ієрархічна структура робіт для досягнення успіху

Значення ІСР із зростанням масштабів завдання теж зростає. Це один з ключових факторів успіху. ІРС служить для:

деталізації завдань проекту;

планування ризиків, ресурсів, розкладу, вартості і якості;

точного розподілу з чіткими рамками і визначенням відповідальності учасників;

організації взаємодії між учасниками проекту;

організації контролю за виконання робіт і внесення змін;

організації звітності;

створення структури проекту, яка називається організаційною.

Всі елементи, які має ієрархічна структура робіт, виконані в зручній графічній формі. Така подача має переваги перед списковим. За рахунок колективної праці при створенні ІРС, рівень комунікацій підвищується, досягається найкраща наочність, моніторинг та контроль. Подана у графічній формі інформація дозволяє візуально охопити всю схему.

Пакети й словники

Важливий елемент, який має ієрархічна структура робіт – це пакети, що включають списки операцій, необхідних для досягнення результату поставленої задачі. Завдяки цьому, роботи виконуються без потреби в додатках. Він дає можливість побачити реалістичну оцінку і вимірний результат. Такий пакет цілком придатний для передачі підряднику.
Відчутну допомогу для реалізації робіт відіграє спеціальний словник. Він дає можливість тлумачити всі елементи і терміни, які має ієрархічна структура робіт проекту, а менеджера – визначити межі відповідальності для кожного члена команди. Це необхідно, щоб уникнути дублювання операцій. У словнику зазначаються: номери елементів; їх назви; час, відведений для реалізації певної операції; порядок дій елементів; очікуваний результат і відповідальні на кожній ділянці проекту.

Елементи

Розробляється ієрархічна структура робіт проекту цілою командою, використовуючи метод інтеграції. Всі моменти проекту розбиваються послідовно: цілі, результати, критерії, досягнення, продукти, функціональні зони, обсяги, технічні вимоги. Умови, необхідні для створення структури робіт, наступні:

кожен елемент повинен мати свій сформульований вимірний результат;

кожен результат елемента, що стоїть вище – є породженням елементів декомпозиції;

пакети і частина операцій повинна бути унікальною.

Щоб організація робіт пройшла успішно, структуру складають повній, але не надмірною. Елементи верхніх рівнів обов'язково поєднують з усієї організаційною структурою. Елементи нижнього рівня не повинні мати надмірних розмірів, але цілком достатніми для реалізації поставленого завдання і здійснення контролю. Щоб розбити результати проекту на елементи, існують два основних підходи: функціональний і продуктовий. На одному рівні поєднувати ці критерії не можна. Проте на різних – це навіть дуже доцільно. Ще важливо не змішувати управлінські та змістовні роботи. Продуктовий підхід потрібен для того, щоб замовник міг бачити, коли і які продукти йому буде здавати менеджер. Функціональний – для взаємодії менеджера з виконавцями та призначення відповідальних за окремі ділянки роботи.

Підходи

Якщо організація робіт по проекту відбуватиметься у кілька етапів, можна використовувати підхід, що виходить з кубічної структури проекту. На верхньому рівні розбиваються результати, виходячи з етапів життєвого циклу. Після виконується структурування за проектним продуктів. На завершальному етапі, пакети робіт комплектують за функціональним критерієм або відповідно до видів діяльності.
Для керівництва проекту, побудова ієрархічної структури робіт і вся ключова інформація, необхідна для цього, закладено в статуті. Опис змістовних робіт роблять в першу чергу. Після цього можна формувати опис управлінського блоку. Його зазвичай виділяють в умовний модуль, як «Система управління проектом». Крім того, на першому рівні ієрархії формують модулі по проектній документації і об'єкта, зданого в експлуатацію. Часто до реалізації проекту підходять непрофесійно, ігноруючи ІРС. Такий підхід в кращому випадку призведе до безлічі помилок, на виправлення яких піде велика кількість матеріальних і фізичних витрат.

Декомпозиція

Щоб результат був отриманий в тому вигляді, який був задуманий спочатку, при цьому було витрачено мінімум ресурсів необхідно підходити до реалізації проекту професійно. Ось для чого призначена ієрархічна структура робіт – ефективний інструмент менеджерів. Декомпозиція здійснюється поки:

не буде можливості реалістично оцінити терміни, ризики і вартість;

елемент не зможе більше бути розбитим логічно.

Якщо елемент можна виконати цілком швидко (до 10 робочих днів), то декомпозиція вважається виконаною.

Етапи ІРС

Ставляться завдання і цілі плануються.

Етап декомпозиції цілей.

Визначаються операції.

Планується утримання.

Визначаються ресурси.

Етап призначення ресурсів.

Оцінюється вартість.

Оцінюється бюджет.

Оцінюються терміни та обсяги.

Складається розклад.

Розробляється план виконання проекту.

Визначаються взаємозв'язки.

Визначаються критерії успіху.

Цінною допомогою при плануванні може стати економічне моделювання. Правильно розроблена функціональна модель дозволить скоротити час деталізації операцій і детально продумати пріоритетні операції. Для складання оптимального розкладу робіт за проектом розроблено достатню кількість методів, серед яких: метод евристичного підходу і критичного шляху. Розкладу вигідно представити у вигляді діаграми контрольних точок (події нульової довжини, відповідного моменту досягнення результату і настання важливих етапів у проекті). Така діаграма відображає реальні і заплановані терміни.