Тендерне супровід: опис, послуги і особливості

Бізнес-схеми в Росії ускладнюються з плином часу. Організаціям, які беруть участь у торгах, необхідно пройти важливі етапи, щоб в кінцевому підсумку домогтися отримання замовлення.

Способи визначення постачальників

Закупівлі в умовах системи контрактів – це багатокомпонентна ланцюжок юридичних етапів. Можливі помилки в процесі можуть призвести до втрати часу, економічної прибутку і, що важливо, репутації компанії. Тому так важливо знати правила, встановлені законодавством. За статистикою, способи визначення постачальника наступні:

з допомогою електронних аукціонів;

у відкритих конкурсах ;

єдність постачальника;

запити котирувань;

інші варіанти.

Процес проведення тендерів – це складна регламентована процедура з різними аспектами і підводними каменями. Для досягнення успіху необхідно враховувати вимоги нормативних документів і спиратися на наявний досвід у даному напрямку.


У більшості організацій, які подають заявки на тендер, немає власних співробітників з достатнім рівнем компетенції. З цієї причини керівництво компаній вважає за краще користуватися послугами тендерного супроводу, що надаються незалежними фірмами.

Що заважає безпосередньо брати участь у конкурсах?

Компанії не прагнуть самостійно брати участь у торгах з кількох причин:

велика кількість законодавчих і нормативних документів;

постійні зміни в регламент процедури;

суворі вимоги до конкурсантів;

безліч необхідної документації.

Компанії, що займаються тендерним супроводом, володіють потрібними знаннями у сфері законодавства і можуть їх грамотно застосувати відповідно до ситуації. Співпраця з ними допоможе знизити можливі ризики і виробити потрібну стратегію участі у процедурі, а також мінімізувати спірні нюанси.

Комплексне і локальне супровід

Тендерне супровід може бути комплексним і локальним. Етапи комплексної послуги:

процедура пошуку потрібного заходу на спеціальних сайтах;

формування пакету документів, оформлення заявки;

проходження процедури торгів і аукціонів від імені замовника;

реєстрація електронного підпису;

електронна акредитація фірми;

допомога в кредитуванні для тендера;

консультації з юридичних, організаційних та технічних питань;

підготовка співробітників компанії до тендерної діяльності.

Тендерне супровід компанії може включати в себе як деякі з цих послуг, так і повний спектр. Все залежить від кваліфікації компанії і від фінансового потенціалу фірми-замовника. Локальне тендерний супровід може полягати у:

одноразової послуги, вирішальною яку-небудь одну задачу;

постійному надання тільки однієї послуги (наприклад, перевипуск цифрового підпису).

Тендерний аутсорсинг

Послуга тендерного аутсорсингу може бути частиною тендерної супроводу і носити короткочасний характер. Кому корисний тендерний аутсорсинг? Послуга може знадобитися:

компаніям без досвіду участі в конкурсах;

організаціям, у яких немає фахівців, які займаються участю в торгах;

фірмам, які потребують одноразової послуги при підготовці до конкурсу;

організаціям, які звикли користуватися аутсорсинговим супроводом по всіх непрофільних видів діяльності.

Переваги і недоліки послуги

До плюсів таких послуг належать:

звільнення часу у фахівців в штаті для виконання основних завдань;

немає потреби тримати в штаті співробітника, що спеціалізується на конкурсах;

відсутність помилок в конкурсної документації.

До недоліків можна віднести:

замовнику доводиться також готувати необхідні документи для конкурсу;

висока вартість тендерного аутсорсингу;

немає 100%-ної гарантії, що буде здобута перемога у конкурсі.

Критерії вибору організації для співпраці

Підбираючи компанію для укладення договору на тендерний супровід, необхідно звернути увагу на кілька моментів. Важливо не піддатися на хитрощі шахраїв. Як відрізнити недобросовісні фірми? Вони володіють деякими особливостями:

надають недостовірні гарантії;

знижують ціни;

не мають інформації про власних клієнтів;

називають дуже короткі терміни для виконання робіт;

намагаються впровадити виключно комплексне обслуговування, не надаючи окремі послуги;

займаються швидким оформленням необхідних документів.

Подібними характеристиками відрізняються компанії, що не мають достатнього рівня кваліфікації та досвіду. Співпраця з ними може піддати організацію різного роду ризиками, в результаті яких може настати цивільна, адміністративна і навіть кримінальна відповідальність. Невисока вартість послуг повинна звернути на себе увагу в першу чергу. Компанії, які вже беруть участь в такого роду угодах, знають, якою складною може бути послуга і скількох фахівців доводиться залучати до виконання роботи для досягнення потрібного результату. Спеціалізовані компанії витрачають значні суми для підготовки співробітників, що займаються постійним моніторингом змін законодавства. Тому ціни таких компаній апріорі не можуть бути низькими. Вартість тендерної супроводу складається з цілого комплексу послуг. Зазвичай компанія надає прайс на свої послуги. В середньому вартість послуги починається від 15-20 тисяч рублів за супровід протягом місяця. Однак потрібно розуміти, що підсумкова сума буде визначатися індивідуальними нюансами в залежності від завдань конкретного клієнта.

Правила успішної участі в тендері

Перш ніж скористатися послугами сторонніх компаній, варто врахувати деякі моменти:

Визначити кінцеву мету участі у торгах. Важливо продумати обсяг і графік виконуваних замовлень.

Всі етапи, які можуть бути виконані самостійно, не варто віддавати на аутсорсинг.

Не слід очікувати від аутсорсингу вирішення всіх проблем, пов'язаних з конкурсом. Це всього лише один з інструментів, причому не завжди гарантує позитивний результат.

Навіть при співпраці з аутсорсинговою компанією доведеться брати участь у підготовці документації і спілкуватися з консалтинговими компаніями.

Піддаватися на низькі ціни деяких компаній не слід. При виборі аутсорсингової організації слід спочатку ознайомитися з прайсами деяких з них, тоді буде зрозуміла оптимальна вартість послуги.

Вибираючи організацію, слід поставитися до цього процесу уважно і скрупульозно. Компанія повинна мати достатній досвід, кваліфікацію, відповідний перелік клієнтів, затверджені тарифи, розроблену документацію.

Не варто вірити беззаперечним обіцянкам аутсорсингових організацій, обіцяють успіх у конкурсі. Жодна компанія не може дати гарантію 100%-ої перемоги в торгах.

Має сенс?

Якщо організація постійно бере участь в торгах з метою залучення нових клієнтів, найм компаній, які супроводжують цей процес, швидше за все, буде невигідним. Як правило, навчити цим навичкам фахівців у своїй компанії виявиться більш зручним і економічним способом ведення бізнесу. Можливо, буде потрібно створення відділу, що займається конкурсними видами діяльності. Якщо ж інтерес до торгів виникає нечасто, носить короткочасний характер, то послуга тендерного супроводу бізнесу від аутсорсингових фірм буде як не можна до речі. У цьому випадку вона виявиться зручною і вигідною.