Автоматизація малого бізнесу: форми, програми, інструменти

Інструменти автоматизації малого бізнесу дозволяють зробити робочий процес більш ефективним. Обробка інформації з застосуванням спеціальних машин та алгоритмів – це хороший спосіб оптимізації кожного нового робочого дня. Відгуки про програми автоматизації малого бізнесу наочно демонструють, що їх застосування дозволяє спростити праця багатьох працівників. У фірмах, що застосовують сучасні підходи до робочого процесу, ручні форми майже повністю усунені, що призводить до поліпшення якості трудової діяльності.

Чи треба мені це?

Суть автоматизації малого бізнесу в зниженні числа необхідних операцій. Будь-яка компанія в процесі роботи генерує величезні обсяги інформації, які необхідно обробляти, зберігати і аналізувати. Використовуючи способи та інтрументи автоматизації малого бізнесу, можна знизити ймовірність виникнення помилок у робочому процесі, а також зробити працю більш продуктивною в розрізі кожної окремо взятої людини. Перше, на що впливає впровадження нових методологій, – тривалість і складність обробки офіційній документації. Людський фактор, що провокує при такій роботі численні помилки, мінімізується. Автоматизація малого бізнесу дозволяє зробити компанію більш рентабельною, сучасної, успішною. Багато сучасні експерти сходяться на думці, що такі заходи по поліпшенню якості роботи компанії незамінні, і повинні реалізовуватися в обов'язковому порядку. Автоматизація малого бізнесу в інтересах власника компанії, так і працівників, чиї завдання будуть спрощені.

Проблематика питання

В даний час є певні складнощі, пов'язані з розглянутим питанням. Зокрема робочий процес передбачає враховувати особливості виключно об'ємного потоку даних. Навіть відносно невелика компанія в процесі роботи генерує багато інформації, а центр автоматизації малого бізнесу повинен обробляти всі ці відомості, не роблячи винятків. Інакше втрачається основна ідея застосування програмних рішень. Ринок переповнений численними проектами, що дозволяють при впровадженні їх у компанії оптимізувати робочий процес. Наприклад, в Новосибірську автоматизація малого бізнесу представлена кількома конкуруючими підприємствами, які пропонують продукти для бухгалтерії. Звичайно, це добре. Тому що кожен суперник зацікавлений у створенні кращого, ніж у інших, продукту, але навіть така насиченість ринку не дає універсальної відповіді на всі питання. Переважно програми автоматизації малого бізнесу досить вузькоспеціалізовані, і для повного оформлення всіх процесів всередині компанії необхідно застосовувати одразу декілька продуктів. А це незручно і низкоэффективно.

Численні запитання і не менш численні відповіді

Автоматизація бізнес-процесів малого підприємства передбачає вирішення численних завдань. Актуальність їх змінюється в залежності від галузі роботи організації, особливостей найбільш сучасних ринкових процесів. Зокрема, в даний час на перше місце виходять проблеми документообігу. Необхідно налагодити систему документування взаємовідносин як з клієнтами, так і з партнерами. На перший погляд здається, що це досить просте завдання, але в реальності вона пов'язана з двома великими труднощами: документи не завжди сумісні, а їх вміст необхідно захищати від стороннього погляду.
Різні сучасні підприємства пропонують зацікавленим клієнтам різні варіанти вирішення цієї проблеми. Як видно з відгуків, центри автоматизації малого бізнесу в Новосибірську (їх послуги досить затребувані в даний час), до наприклад, просувають нехай і хороші можливості, але не можна сказати, що це самі передові пропозиції ринку. В загальному випадку вважається, що найбільш просунуті програми представлені розробниками зі столичного регіону, але і тут все не так очевидно.

ERP-системи: навіщо це потрібно?

У більшості сучасних організацій, що ставлять перед собою завдання впровадження форм автоматизації бухгалтерського обліку в малому бізнесі, такі заходи обумовлені негативними факторами, що провокують втрати всередині організації. Це життєві обставини, в тому числі необхідність підтримувати дані актуальними, що нерідко складно, якщо користуватися застарілими інструментами ведення справ. Також ефективна автоматизація допомагає вирішити проблему внутрішніх злочинів і втрат, неспівпадіння інформації. Використовуючи програмні комплекси, можна спростити формування звітності, необхідної для коректного функціонування організації в сучасних реаліях. Не менш часто системи автоматизації малого бізнесу (торгівля промисловими товарами і інші галузі спеціалізації) впроваджуються під впливом зовнішніх факторів. Ринок активно розвивається, що призводить до збільшення обсягів угод, наростання кількості робочих процесів, швидкості, з якою треба їх проводити. Конкуренція на ринку змушує скорочувати витрати. У такій складній ситуації допущення помилок стає недозволеною розкішшю. Запобігти їх допоможуть програми автоматизації малого бізнесу, якщо навчити персонал ними правильно користуватися.

Розвиток вимагає зусиль

Не так давно учасники ринкових відносин в нашій країні могли розраховувати на досить легке просування до успіху. Але в даний час суперництво у всіх галузях настільки істотне, що робити кроки вперед вкрай складно. При прирості суперництва рентабельність багатьох організацій суттєво зменшується. Багато хто проводить паралелі з кінцем дев'яностих років, коли кризова епоха змусила масово застосовувати програми для спрощення, поліпшення робочого процесу. Тоді ж були закладені основи багатьох центрів автоматизації малого бізнесу. Новосибірськ, Москва, Санкт-Петербург – міста, де й донині представляють свої продукти фірми, чиї керівники саме в той складний час зрозуміли всю перспективність цієї області. У даний час автоматизація необхідна будь-якої сучасної компанії, зацікавленої в оптимізації робочого процесу. Найбільш актуальними є питання поліпшення вирішення завдань з управління організаціями. Підприємці, вдаючись до можливостей реальної автоматизації малого бізнесу, розраховують тим самим підвищити ефективність робочого процесу компанії або хоча б зберегти поточні рівні.

Успіх вимагає знань

Щоб компанія впевнено йшла до успіху, її має очолювати умілий керівник, здатний зорієнтуватися навіть у складній ситуації. З одного боку, зробити це, не маючи в своєму розпорядженні точної облікової системи, досить складно, але одночасно з цим потрібно розуміти, що реальна автоматизація малого бізнесу не вирішить всі проблеми. Програма не буде сама задавати курс розвитку компанії. Впровадження такої системи дозволяє налагодити зв'язок між відділами організації, зробити якісним, офіційним процес обміну даними, що і призводить до зростання попиту на такі продукти. У той же час багато що залежить від професіоналізму керівника та прийнятих на роботу працівників. Як би не була хороша облікова система, вона виступає лише в якості допоміжного інструменту. Застосування на практиці ефективної автоматизованої облікової системи допомагає зробити роботу компанії більш прозорою, що спрощує виживання на ринку і попереджає зловживання повноваженнями. Багато фірм починають як компанія друзів, разом йдуть до успіху. Але взаємодія з грошима вносить свої корективи у ситуацію, і необхідно вводити систему регулювання менеджменту, щоб управлінські завдання вирішувалися результативно, без прив'язки до особистостей і симпатіями. Організація повинна будуватися на принципах, які можна прогнозувати. Для впровадження і підтримки таких на допомогу приходять інструменти автоматизації робочого процесу.

Вирішувати проблеми до їх появи

Деякі підприємства підходять до питання автоматизації з іншого боку. Так як сучасні ринкові реалії наочно показують, що рано чи пізно вводити в робочий процес систему обліку документації, операцій все одно доведеться, вони ще до відкриття направляють замовлення в спеціалізовану компанію для розробки системи автоматизації. Коли фірма починає безпосередньо робочу діяльність, вона вже має чітко структуровану систему дій буквально на всі випадки життя. А документи будуть зберігатися в програмі, відсортовані за датою та іншим значущим реквізитами. Також система може автоматизувати бухгалтерські операції. Такий передбачливий підхід добре зарекомендував себе. Але тільки у випадку, коли ще до початку робіт керівники нової компанії можуть чітко сформулювати, як буде вестися діяльність, що вимагається від системи автоматизації. Без коректно складеного технічного завдання навіть самі просунуті програмісти з великим досвідом створення автоматизованих систем навряд чи зможуть запропонувати продукт, який буде корисний в роботі організації.

Плани і результати

Постановка завдання, особливо коли йдеться про підприємницької діяльності, завжди супроводжується формулюванням кінцевої мети, яку реально досягти в поточних умовах. У ряді випадків автоматизація реалізується для зниження витрат, інші підприємства впроваджують таку систему для покращення показників ефективності діяльності. Правильно складена програма допоможе точно, коректно зібрати максимально повні дані про всіх клієнтів організації. Успішність впровадження автоматизованої системи визначається метою, для якої вона розробляється. Завдання, для вирішення яких впроваджують проект, необхідно формулювати, з огляду на стратегію організації та загальні цілі, що стоять перед компанією. Неможливо правильно і з хорошим результатом впровадити автоматизовану систему, якщо компанія не має в своєму розпорядженні ніякими стратегіями, планами, припускають використання такої системи для поліпшення показників робочого процесу. Якщо було вирішено управлінські процеси зробити більш досконалими, потрібно дуже відповідально поставитися до етапу планування розвитку, так як завдання тісно пов'язані одна з інший. Втім, якщо керівник підприємства не готовий все це взяти на себе, варто звернутися за послугами такої компанії, яка не тільки створює системи автоматизації, але й працює над написанням планів з розвитку бізнесу клієнта. Це буде гарантом (при правильному впровадженні та використанні продукту) поліпшення результатів підприємства.

Успіх і невдача

Як розповідають фахівці, практично всі випадки, коли впровадження системи не призвело до хорошого результату, пов'язані з неготовністю адміністративного ресурсу організації до нововведень. Завдання керівника – правильно подати інформацію про майбутні оновлення і дати зрозуміти всім персоналу компанії, що застосування нового інструменту іде на користь кожному, хто трудиться у фірмі. Без формування чіткого плану навряд чи можна розібратися, яке майбутнє чекає організацію через кілька років. У такій ситуації невизначеності неможливо очікувати позитивного результату від впровадження спеціалізованої автоматизованої системи, навіть відносно простий. В даний час досить малий відсоток компаній готовий будувати припущення навіть на п'ять років. Не кажучи про більшому терміні. Фахівці з розробки систем автоматизації запевняють, що при таких короткострокових прогнозах дуже складно створити систему, яка принесе реальну користь у перспективі.

Прогнози: які потрібні програми?

У той же час немає єдиної загальноприйнятої позиції щодо тривалості прогнозованого етапу. Деякі фахівці вважають, що навіть п'ятирічні припущення щодо динаміки розвитку в цих умовах більш ніж достатньо, так як ринок нестабільний і в країні постійно вводяться нові закони, завдяки чому складно передбачити, що буде через кілька років. Є й інша позиція: ряд професіоналів дотримується думки, що потрібно опрацьовувати прогнози щодо активності юридичної особи хоча б на десять років, щоб оцінити перспективи компанії та зрозуміти, якими ресурсами повинна розташовувати система контролю та обліку, що запроваджується в організації. Одночасно має право на життя думка, що навіть дворічний прогноз, якщо він достатньо точний і чіткий, уже достатній, щоб почати працювати над системою автоматизації. А ось якщо навіть на два роки скласти точні плани не представляється можливим, впровадження автоматизованого проекту напевно буде зайвою і марною тратою грошей. Багато також акцентують увагу, що плани не обов'язково повинні бути чіткими, покроковими, з достатньою увагою всім дрібним деталям. У ряді випадків вистачить досить загальної програми розвитку, позиціювання на внутрішньому, зовнішньому ринку продукції, виробленої фірмою.

Зовнішні умови диктують свої правила

Ринкова ситуація у наш час являє собою досить мінливі умови, що не дозволяє будувати коректні прогнози на тривалі часові проміжки. Якщо організація активно розвивається, вона також змушена підлаштовуватися під умови середовища, в якому існує. У деяких випадках це досить непередбачуваний процес, що ускладнює планування системи, яка допомогла б автоматизувати роботу компанії з високим рівнем результативності. Малий бізнес, звичайно, може заглядати вперед, але дуже складно робити це на строк більший, ніж два роки, та й чекати тривалий часовий проміжок, необхідний для створення ідеальної системи, мало у кого є можливість. Доводиться враховувати, що за цей час бізнес-процеси, автоматизируемые в даний час, можуть сильно змінитися, що зробить сьогодні прекрасний продукт абсолютно марним в майбутньому через непередбачуваного зовнішнього фактора. До такого ризику повинен бути готовий кожен, хто планує автоматизувати роботу своєї компанії.

Тільки вперед

Основна ідея автоматизації діяльності підприємства – збільшення швидкості просування вперед, зростання і розвитку компанії. Вважається, що найкраща система – це така, яку можна легко адаптувати в умовах, коли зовнішні і внутрішні фактори істотно змінюються. Важливо, щоб така робота не вимагала присутності професіоналів зі спеціальною освітою. Продукт повинен мати прості інструменти коригування, підстроювання, роблять його універсальним і ефективним на довгий час.