PDCA-цикл — філософія безперервного вдосконалення бізнесу

PDCA-цикл (цикл Демінга) — одне з основних понять у сучасній теорії менеджменту. Також він лежить в основі стандартів серії ISO 9000 які використовуються у всьому світі для управління якістю на підприємствах будь-яких розмірів і типів.

Визначення

PDCA-цикл Демінга — це технологія безперервного поліпшення процесів як у бізнесі, так і в будь-якій іншій сфері діяльності. Назва даного методу являє собою абревіатуру від 4 англійських слів, що означають логічну послідовність етапів вдосконалення:

P — Plan (плануй);

D — Do (роби);

C — Check (перевіряй, аналізуй);

A — Act (дій).

Все логічно і просто: спершу необхідно продумати дії. Потім відбувається їх виконання у відповідності з планом. Третій крок — аналіз отриманих результатів. І, нарешті, останній етап — Act — передбачає впровадження конкретних змін для покращення процесу і/або постановку нових цілей. Після цього знову починається етап планування, на якому слід врахувати все, що було зроблено до цього. Схематично цикл управління PDCA зображують у вигляді колеса, що демонструє безперервність цього процесу. Тепер розглянемо кожен етап детально.

Plan (Плануй)

Перший етап — планування. Необхідно чітко сформулювати проблему, потім визначити основні напрямки для роботи і придумати оптимальне рішення. Типова помилка — розробляти план на основі суб'єктивних припущень і припущень керівництва. Не знаючи глибинних причин проблеми, можна в кращому разі нейтралізувати її наслідки, і то тимчасово. Які інструменти можна використовувати для цього?


Метод "5 Чому" Був розроблений ще в 40-х роках, але придбав популярність через 30 років, коли його почала активно використовувати компанія Toyota. Як проводять такий аналіз? Спершу необхідно сформулювати і записати проблему. Потім задайте питання: "Чому це відбувається?" і запишіть всі причини. Після цього потрібно зробити те ж саме для кожної відповіді. Далі йдемо по тій же схемі, поки питання "Чому?" не буде поставлено 5 разів. Як правило, саме п'ятий відповідь є справжньою причиною. Діаграма Ісікави Даний метод дозволяє графічно представити причинно-наслідкові зв'язки будь-яких явищ у бізнесі. Названий по імені свого творця, хіміка Каоры Ісікави, і широко використовується в менеджменті. При побудові діаграми виділяють 5 ймовірних джерел проблем: людина, матеріали, оточення (середовище), обладнання та методи. Кожна з них, у свою чергу, може містити більш докладні причини. Наприклад, робота співробітників залежить від рівня кваліфікації, здоров'я, особистих проблем і т. д. Послідовність побудови діаграми Ісікави:

Намалюйте горизонтальну стрілку вправо, і біля її вістря запишіть чітко сформульовану проблему.

Під нахилом до основної стрілкою зобразіть 5 основних факторів впливу, про яких ми говорили вище.

З допомогою дрібних стрілок покажіть докладні причини. При необхідності можна додавати більш дрібні розгалуження. Це роблять до тих пір, поки не випишуть всі ймовірні причини.

Після цього всі отримані варіанти виписують у стовпчик, від самих реалістичних до незначних.
"Мозковий штурм" Колективне обговорення з експертами та ключовими співробітниками, при якому завдання кожного учасника — назвати якомога більше потенційних причин і варіантів вирішення проблеми, в тому числі найбільш фантастичних. Після теоретичного аналізу необхідно знайти реальні фактичні дані, які підтверджують, що причини проблеми визначені вірно. Діяти на основі здогадок ("швидше за все") не можна. Що стосується безпосередньо планування, то тут також важлива конкретика. Важливо встановити терміни виконання, розписати чітку послідовність дій і вимірні результати (у тому числі проміжних), до яких вони повинні привести.

Do (Роби)

Другий етап PDCA-циклу — виконання плану, впровадження змін. Найчастіше доцільніше спочатку реалізувати прийняті рішення в невеликих масштабах, провести "польове випробування" і перевірити, як це працює на невеликій ділянці або об'єкті. Якщо виникають зриви термінів, затримки, важливо зрозуміти, в чому причина (нереалістичне планування або відсутність дисципліни з боку працівників). Додатково впроваджують систему проміжного контролю, яка дозволяє не просто чекати результатів, а постійно відстежувати, що вже зроблено.

Check (Перевіряй)

Кажучи простими словами, тепер необхідно дати відповідь на одне-єдине питання: "Чого ми навчилися?". PDCA-цикл передбачає постійну оцінку досягнутих результатів. Потрібно оцінити прогрес щодо поставлених цілей, визначити, що працює добре, а що треба покращити. В основному здійснюється методом перевірки звітів та іншої документації підприємства. Для успішного впровадження циклу Шухарта-Демінга (PDCA) в бізнесі необхідно налагодити регулярне надання доповідей про виконану роботу та обговорення результатів зі співробітниками. Ідеальним інструментом для цього вважається впровадження ключових показників ефективності (KPI, на основі яких вибудовується система мотивації і заохочення самих продуктивних співробітників.

Дій

Останній крок — це, власне, дії. Тут може бути кілька варіантів:

впровадити зміна;

відмовитися від рішення, якщо воно виявилося неефективним;

повторити всі етапи PDCA-циклу ще раз, але внести в процес певні корективи.

Якщо щось працює добре і може бути повторено, дане рішення необхідно стандартизувати. Для цього вносяться відповідні зміни в документацію підприємства: регламенти робіт, інструкції, чек-листи перевірки виконання робіт, програми навчання співробітників і т. д. Паралельно слід оцінити можливість впровадження поліпшень в інші бізнес-процеси, де можуть виникнути подібні проблеми. Якщо ж розроблений план дій не приніс очікуваних результатів, потрібно проаналізувати причини невдачі, а потім повернутися до першого етапу (Plan) і спробувати іншу стратегію.