Автоматизація бізнес-систем: інструменти та технології

CRM-системи, ERP-рішення, WEB-інструменти і BPM-концепції – всі ці терміни обрушуються на сучасних підприємців, які прагнуть до модернізації свого бізнесу. Незрозумілі скорочення, неясні іноземні терміни І правда, що це взагалі таке – ERP, BPM-, CRM-системи?

Новинки на користь широким масам

Останнім часом інформаційні технології, обчислювальні потужності стали важливим елементом повсякденного життя. Не обійшли вони стороною і сферу підприємництва. Автоматизація бізнес-систем являє собою досить складний процес написання такого програмного комплексу, який дозволить взяти під контроль всі те, що відбувається всередині компанії і по можливості знизити ймовірність людського чинника скоєння помилок.


Традиційні моделі управління підприємствами поступово стають пережитком минулого. Автоматизація бізнес-систем в наші дні – обов'язкове захід, з яким краще не тягнути, так як багато в чому від цього залежить гнучкість компанії, її здатність виживати на ринку, підлаштовуватися під мінливі умови навіть у ситуації жорсткої конкуренції.

Загальна термінологія

Бізнес-процес – сукупність етапів, що дозволяють упорядкувати і реалізувати стратегію з досягнення сформульованих керівниками підприємства цілей. Застосовуючи ефективні інструменти автоматизації бізнесу, можна стандартизувати всі операції з отримання задуманого. Це зробить взаємодію з клієнтами більш ефективним, відділи організації будуть перебувати у постійному діалозі, а прибуток збільшиться. Одночасно з цим клієнтура буде задоволена, колишні замовники залишаться, так як якість обслуговування буде досить високим, а нові будуть приходити в тому числі і за рекомендацією перш обслужених.


Основні цілі автоматизації бізнес-процесів – це перетворення робочого процесу в ефективний, результативний, прибутковий спосіб виживання на ринку товарів і послуг. Розробка систем менеджменту з застосуванням функціональних і зручних рішень дозволяє управляти всіма протікають в компанії процесами.

Як це працює?

Коли підприємцю потрібно прийняти рішення, чи варто розуміти, що вибір системи автоматизації бізнесу – завдання непроста і дуже відповідальна. Необхідно по можливості віддавати перевагу ефективного продукту, спеціалізованому на тій сфері, в якій підприємство функціонує. Вважається, що зручні у використанні і ефективні в роботі варіанти, які допускають моделювання всіх протікають всередині організації процесів, незалежно від складності. Якщо це реалізовано на хмарних серверах, що дає можливість доступу в режимі онлайн, така автоматизація бізнес-процесу буде найбільш ефективною. Візуальні інструменти роблять роботу з системою більш зручною, простіше контролювати якість введеної інформації, повноту наповнення, а також давати оцінку ефективності кожного співробітника підприємства. Коректні відомості, які надаються керівнику через автоматизацію бізнес-процесів, стають базою для прийняття управлінських рішень.

Корисно для всіх

Не менш важливі технології автоматизації бізнесу для менеджерів компанії, які отримують таким чином інструмент, через який в будь-який момент можна відстежити відповідального за завданнями, а також всіх учасників процесу. Одночасно є можливість розрахувати час, витрачений на виконання робіт. Ця інформація необхідна для подальшого планування діяльності. При розробці систем автоматизації бізнесу в продукт обов'язково включають автоматичне нагадування, що дозволяє контролювати термінові завдання. Повідомлення генеруються в заданому програмою режимі, можна настроїти видачу відомостей про різноманітних подіях, що мають важливість для персоналу організації, клієнтів. При розробці системи необхідно особливу увагу приділити оформленню – інтерфейс повинен бути зрозумілим на інтуїтивному рівні, щоб співробітники змогли швидко включатися в роботу з ним і не робити помилки.

Все для продажників

Одне з основних напрямків впровадження системи автоматизації – поліпшення роботи компаній, що спеціалізуються на продажі, причому в першу чергу працювати в новому продукті належить персоналу, відповідального за операції. Автоматизація дозволяє розподілити робочий час і підвищити результативність кожного нового дня. Бізнес-процеси, програмовані в системі, розбиваються на окремі етапи, і менеджер, що користується продуктом, завжди може отримати довідкову інформацію, пов'язану з поточним кроком. Сучасні системи містять інструменти, дозволяють відстежувати всі етапи взаємодії з конкретним клієнтом. Це допомагає аналізувати запити, на підставі чого можна запропонувати послугу, товар, актуальні саме для цього замовника. Індивідуальний підхід і врахування потреб високо цінуються в даний час. Для аналізу ефективності можна вдатися до автоматизації розрахунку воронки продажів. Схожий інструмент буде корисний і при виявленні вузьких місць в роботі підприємства. Відомі інші інструменти, що допомагають підводити аналітику по бізнес-процесам. Підприємцю варто вибрати найбільш зручні з урахуванням специфіки його підприємства та сформулювати завдання для програмістів, що реалізують систему управління.

Управляти з розумом

Прийнято говорити про трьох класах систем автоматизації бізнес-процесів: розвиваючих, підтримують, первинних. Градація обумовлена ступенем впливу на роботу компанії, залежністю результату від коректності застосування конкретної системи. Ефективна автоматизація – це ще й інструментарій, через який можна контролювати ліди, визначати потреби клієнтури як потенційної, так і вже напрацьованою. Новий лід обов'язково повинен бути зареєстрований, відображений в системі, щоб надалі менеджер, відповідальний за процес, міг враховувати його в роботі і коригувати свої кроки.

Все заради клієнта

Основна ідея роботи будь-якого зацікавленого в успіху підприємства – це задоволення потреб клієнта, врахування його потреб і смаків. Бездоганність сервісу стає запорукою збереження напрацьованої аудиторії, а забезпечити саме такий рівень обслуговування можна, якщо впровадити автоматизовану систему контролю за всіма господарськими операціями. Це допоможе уникнути помилок, спровокованих людським фактором, дозволить тримати у фокусі уваги всі питання, терміни і важливі аспекти. Мультиканальный сервіс обслуговування клієнтів – це досить важливий інструмент, що дозволяє реалізувати продуману та ефективну систему. Розробка передбачає програмування еталонного процесу, за яким будуть будуватися всі запити, звернення. При аналізі інформації, що надійшла можна використовувати одне вікно для обробки максимального обсягу даних. Використовуючи зручну систему, оператори зможуть викликати договори, пов'язані з клієнтом, переглядати його історію, відслідковувати терміни, контролювати наявність зворотного зв'язку і витрачати на всі ці операції мінімум часу і зусиль.

Документаційний супровід

Іноді здається, що документування кожної операції – заняття нудне, нудне, віднімає прірву часу і абсолютно марна. Розробники сучасних інструментів для автоматизації підприємств врахували таке загальнопоширена думка, тому у бізнесмена є великий вибір програмних продуктів, що допомагають оптимізувати процес документаційного забезпечення. Всі офіційні папери завжди є під рукою в електронному вигляді, вони структуровані і впорядковані, а спеціальні запрограмовані інструменти контролюють виконання термінів. Можна відстежувати кореспонденцію, бухгалтерську документацію, договори, укладені з клієнтами і постачальниками. Багато продукти також містять вбудовані шаблони, застосування яких спрощує формування нових документів. При замовленні автоматизованої системи для підприємства бізнесмен надає програмістам такий базовий шаблон, який вноситься в пам'ять.

Навіщо це потрібно?

Застосовуючи автоматизовану систему, можна швидко і ефективно знаходити потрібний документ серед загального обсягу інформації. Багато програми допускають прикріплення сканованих копій, що також зручно і дає доступ до друкованої формі незалежно від того, де знаходиться людина, яка потребує документі. Консолідація документів в електронному сховищі допомагає тримати контроль над даними і не сумніватися – ніщо не загубиться. Зручність і швидкість пошуку роблять робочий процес більш оперативним, а отже, ефективною. При розширенні прав доступу можна працювати з обраним документом групою, що допомагає справлятися зі складними завданнями, які вимагають колективного рішення. Якщо на підприємстві часто ведеться робота над комерційними документами, необхідно вибрати таку систему автоматизації, яка включає можливості візування. Це зробить більш швидким і ефективним етап узгодження документації.

Дивитися в майбутнє

Період кризи змушує підприємства вдаватися до найбільш ефективним і потужним інструментів, інакше вижити на ринку просто неможливо. Комплексна автоматизація – це такий сучасний підхід, завдяки якому витрати зменшуються, результат роботи стає більш істотним, фінансова складова набагато вигідніше у підприємства, ніж до застосування автоматизованих рішень. Розробка системи – відповідальне завдання, що передбачає спочатку виявлення всіх бізнес-процесів організації, визначення їх послідовності, градацію важливості і складності. Застосування такого підходу дозволяє об'єднати всіх учасників процесу, досягти взаєморозуміння як всередині компанії, так і при спілкуванні з клієнтом. Працюючи над створенням автоматизованої системи, необхідно приділити увагу як основним процесам в роботі організації, так і допоміжним, підтримує інфраструктуру. Необхідно пам'ятати, що саме бізнес-процеси стають базою для планування активності підприємства, розвитку персоналу і поліпшення результатів діяльності.