Планування складу та складських приміщень

Тільки в тому випадку можна розраховувати на прибуткову роботу компанії, коли виробничі лінії і цеху в будь-який момент часу в достатній мірі забезпечені сировиною, а відділ реалізації готової продукцією. Уникнути простоїв вдасться, якщо грамотно підійти до планування складу на підприємстві. Це питання розглядають кілька областей логістики, завдання вивчається досить докладно, завдяки чому при ретельній оцінці питання можна створити зразковий склад, що виключає простої. Треба сказати, планування складу притаманне всім сучасним успішним компаніям.

Особливості планування роботи складу

Ретельне планування складу передбачає врахування всіх аспектів діяльності приміщення. Особливу увагу приділяють тимчасовим проміжкам, отводимим на різні операції. Саме ретельна робота з часом дозволяє через планування виробництва на склад постачати всі необхідні позиції, відвантажувати з нього товари не тільки ефективно, але й досить гнучко. При цьому беруться в роботу всі наявні у внутрішній інформаційній системі замовлення. При коректному плануванні складу відвантаження і прийняття позицій займають досить мало часу, завдяки чому дотримуються встановлені заздалегідь стандарти. Головна мета, яку переслідує планування складу запчастин, продуктів, ексклюзивної кераміки, чого завгодно, – це перетворення організації на сильного конкурента на ринку, що досягається через ефективну діяльність, що приносить вигоду економічному суб'єкту.

З чого починаємо?

Незалежно від того, належить чи планування складу оптового підприємства або потрібно працювати тільки з точками зберігання для роздрібних компаній, підхід має загальні стандарти. Починається все з оцінки:

оборотності;

рівня сервісу;

собівартості запасів;

обсягу закуповуються позицій.

Кому довірити?

Як кажуть професіонали в галузі логістики, планування розташування операційних і підсобних приміщень складів краще довірити спеціально сформованої для цієї задачі команді. Для цього кадровий відділ формує проектну групу, а відділ документаційного обороту звертає особливу увагу на робочі процеси на підприємстві, активні в даний момент, і документує їх. Досить часто аспекти пожежної безпеки при плануванні складу змушують не просто переглянути плани щодо того, як розташувати відділення всередині, але навіть і зовсім реорганізувати склад. Крім того, така переробка дозволяє раціоналізувати приміщення, зробити його більшою мірою відповідним стандартам нашого часу та особливостей галузі діяльності організації. Широко поширена практика при плануванні складу на лесозаводах, фабриках, інших виробничих підприємствах оновлення обладнання, машин і техніки, які застосовуються у системі зберігання. Останнім часом найчастіший варіант – установка автоматизованих систем, що дозволяють знизити трудовитрати і зменшити ймовірність помилок через людського фактора.

На що звернути увагу?

Починаючи планування складу готової продукції, виробничих запасів або інших ресурсів, необхідно звернути увагу на ряд загальних важливих аспектів. Зокрема, робочий процес починається з оціночного розрахунку, але поступово робоча група опрацьовує все більш дрібні деталі, завдяки чому планування охоплює всі робочі моменти.
Необхідно ґрунтовно працювати над плануванням роботи складу, не випускаючи з уваги ніяких скільки-небудь значущих аспектів. При цьому результати повинні бути такими, щоб в кінці робіт їх можна було втілити в життя без особливої праці. Щоб подібне планування в деталях відображала реальний стан справ в компанії, необхідно розташовувати актуальною повною інформаційною базою, що відображає все, що відбувається всередині неї.

По черзі і детально

Планування роботи складу – це ретельна оцінка і прорахунок різноманітних варіантів організації приміщення. Кожен із запропонованих робочою групою проектів оцінюється вибраним експертом та надається на розгляд керівництву компанії. Це допомагає визначитися на користь найбільш вдалого рішення. Планування логістичного процесу на складі починається всередині і поступово «просувається» назовні. Це означає, що спершу робоча група опрацьовує питання інвентарю, техніки, технологічних рішень, застосовуваних у рамках складського приміщення, проектує переміщення потоків матеріальних запасів, і тільки потім підбирає таку будівлю, в якому все це вдасться реалізувати з мінімальними витратами і максимальною ефективністю. Втім, на відкритті нової будівлі планування логістичного процесу на складі не завершується. Необхідно ознайомити весь персонал з розробленою інформаційною системою, а також підтримувати робочий процес в режимі реального часу. Це означає, що з робочої групи проектувальників відбирають кількох відповідальних фахівців. Їх завданням стане контроль операцій у межах складу, вимірювання кількісних показників роботи і розробка варіантів удосконалення реалізованого проекту, а в перспективі – повна реорганізація з урахуванням мінливих умов.

Проект: що і як?

Планування складу завжди передбачає детальне опрацювання проекту, що включає в себе:

формулювання мети;

аналітичну діяльність;

розробку плану;

реалізацію задуманого;

робочий старт.

Планування складу: все взаємопов'язане

Процес планування зазвичай розбивають на декілька етапів, але враховують взаємозв'язки між ними. Це означає, що не послідовні етапи, а паралельні. Так, в один момент часу робоча група займається питаннями зберігання, переміщення матеріальних запасів, вибору приміщення і технологій, машин. У той же час етапність потрібна, щоб досягти збалансованості між перерахованими аспектами. Всі компоненти пов'язані між собою. Пам'ятаючи про це при плануванні складу, грамотні фахівці завжди контролюють, як відбивається зміна одного аспекту на інших. Найбільш ефективним підходом вважають ітераційний, коли формується цикл послідовних дій, повторюваних кожен раз, як тільки змінюється хоча б один показник.

Планування: яке буває?

Починаються роботи з попереднього планування, у ході якого створюється приблизна модель. Її розробляють, орієнтуючись на бюджетну кошторис, напрямок проекту. Дані, відомі на цьому етапі, дозволяють формулювати рішення, на яких базуються подальші дії. Але чим далі, тим більш точну інформацію необхідно використовувати. Наступний етап – це прогнозування обсягів ресурсів, необхідних для коректної роботи підприємства. Для цього потрібно розташовувати бюджетної кошторисом і мати досить точне уявлення про направлення проекту. Після цього можна приступати до детального планування.

Докладно і в дрібницях

Коли робоча група доходить до кроку детального планування, за прийнятим у логичестике стандартами вона працює з виділенням наступних етапів:

підбір місця для складу;

планування внутрішніх і зовнішніх територій;

опрацювання всередині приміщень;

аналіз потреби в техніці, інвентар;

прогнозування потужностей персоналу, складів;

планування окремих операцій.

Як нічого не упустити

Для робочої групи важливо контролювати рух всередині проектованого складу інформації та матеріалів. Один з надійних способів не втратити нічого з уваги – документувати всі бізнес-процеси, а також моделювати інформаційні потоки і всі процеси всередині підприємства. Додатково можна опрацювати функціональні опису. Найбільш ефективно це при використанні спеціалізованих баз даних. При цьому починати роботу з бухти-барахти не рекомендовано. За оцінкою професіоналів, попередньо необхідно скласти бізнес-план у розрахунку не менше ніж на п'ять років, але багато вчених світового рівня сходяться в тому, що для більш-менш стабільною фірми план повинен охоплювати найближче десятиліття. При цьому необхідно не просто врахувати наявні тенденції, але і спрогнозувати зміну попиту, напрямок вдосконалення підприємства.

Витрачаємо: багато чи мало?

У більшості випадків планування складу забирає досить мало фінансів – не більше 15 % від усіх витрат, пов'язаних із створенням нового складу, але звичайно і того менше. Але це не привід недооцінювати його! Потрібно пам'ятати, що етап попереднього планування – це час, коли робоча команда збирає максимально можливий обсяг даних. Якщо не вдається накопичити потрібного обсягу інформації, це незабаром приведе до уповільнення робіт і зростанням витрат, а також знизить ефективність роботи відповідальною за планування групи.

Склади бувають різні

Говорячи про планування складських приміщень, необхідно відзначити, що такі можуть істотно відрізнятися один від одного. Залежить це від ряду факторів. Торговельні підприємства, наприклад, мають різний рівень технічного оснащення, відрізняються організаційними особливостями і підходом в області технологій. Це означає, що плануються такі приміщення по-різному, тобто буде розумним ввести класифікацію за групами. Основні критерії:

положення щодо матеріальних потоків;

функції, покладені на склад;

асортимент позицій;

технічні особливості;

механізація;

кількість поверхів;

організаційні управлінські форми;

транспорт.

Теоретичні аспекти

При плануванні робоча група створює такий проект, в якому при точному втіленні товари знаходяться у найкращій доступності стосовно споживача (покупця). При цьому план ділиться на дві частини: майданчики, на яких зберігаються запаси, а також майданчики, відведені для інших цілей. Вважається, що найбільш раціональне співвідношення цих ділянок – 2:1 тобто використовуються для зберігання ділянки повинні бути в два рази більше призначених для допоміжних завдань. Плануючи склади, намагаються застосовувати тільки найбільш раціональні методи укладання, розміщення запасів, при цьому один щодо одного позиції розташовують таким чином, щоб не було іншого впливу і не відбулося псування через небажаного сусідства. Поблизу один від одного намагаються розміщати такі товари, переміщення яких можна використовувати подібну техніку.

Общетоварний склад

Саме його можна охарактеризувати як найбільш поширений тип складів у торговельних компаніях нашої країни (і не тільки). На такому складі присутні зони:

виробничі, де переважно виконуються робочі операції;

допоміжні, які використовуються для утримання контейнерів, палет, тари;

технічні, де встановлені різноманітні пристрої комунікації. Сюди ж відносять склади, місця роботи ремонтників;

адміністративні, побутові.

Особливості технологічного процесу, безумовно, сильно впливають на те, якою буде структура, планування території для зберігання. Вже на етапі проектування робоча група формує повний список необхідних конкретного складу приміщень, а також виводить пропорційне співвідношення площ один до одного. При цьому прагнуть організувати робочий процес безперервний, розділений на не заважають один одному потоки.

Склад: як вибрати?

Вибираючи приміщення, багато вирішують питання досить просто: прикидають, яка площа необхідна, орендують підходяща будівля. Рідко компанії всерйоз прораховують майбутнє, особливо дрібні. Але потрібно розуміти: інтереси фірми можуть змінитися стрімко. В останні роки все більше є можливостей охоплювати ринки збуту, недоступні ще рік чи кілька років тому, але разом з цим зросла конкуренція, змінилися умови роботи. Ці аспекти впливають на індустрію надання в оренду складських приміщень. Тому фірма, яка не бажає витратити гроші даремно, повинна проаналізувати майбутнє і лише після цього приймати рішення на користь конкретного варіанту.

Особливості питання

Перше, що варте уваги в цьому питанні – географічне положення зацікавила території. Ймовірно, доведеться транспортувати позиції між складами, якщо в компанії буде кілька будівель, і ці витрати потрібно врахувати заздалегідь. Чим дорожче обходиться логістика, тим вище підприємству доведеться зробити цінник, що в кінцевому рахунку може привести до того, що потенційний покупець піде до конкурента. Це – стимул скорочувати пов'язані з логістикою витрати. А ось з виробничими складами справа йде трохи простіше. Підприємство зазвичай всі склади облаштовує на території заводу, фабрики, що дозволяє скоротити витрати грошей і часу на транспортування позицій. Але актуальною залишається проблема підбору оптимального розміру. Найскладнішим завданням вважається розподільчого планування, постачальницької складів. У будь-якому з варіантів робоча група прогнозує витрати, пов'язані з розглянутої можливістю, доходи компанії, обчислює співвідношення між ними, що дозволяє зрозуміти, наскільки цей склад буде вигідний для підприємства.

На що доведеться витратитися?

В першу чергу оцінюють витрати, пов'язані з транспортом. Ці вкладення вважаються первинними, сюди відносять роботу по створенню, ремонту доріг, придбання транспорту, зведення об'єктів для простою, ремонту машин. Додатково до цієї категорії відносять витрати, пов'язані з відправкою, доставкою позицій. Ще одна стаття витрат, що пов'язана з плануванням складу та втілення плану в реальність – це безпосередньо будівництво. Також заздалегідь прогнозуються експлуатаційні витрати. До цієї групи вкладень відносять гроші, які пішли на обладнання. Не варто забувати про ремонт комунальних платежах, заробітної плати. Оцінка цих витрат повинна готуватися вже на етапі планування.

Більше – краще. Чи ні?

У загальному випадку великий склад вигідніше, ніж невеликий. Прийнято оцінювати витрати на склад удельно: на тонну зберігається товару. Так як величина тим менше, ніж приміщення більші, можна припустити, що великі склади завжди краще малих. В той же час об'єднання декількох розташованих в різних місцях невеликих складських приміщень у володінні компанії в один великий склад спровокує зростання транспортних витрат, так як доставка стане менш вигідною. А от наявність невеликих складів – це крок до покупця, так як витрати на перевезення знижуються, час доставки скорочується. З іншого боку, більше стають витрати, пов'язані із зведенням об'єктів та їх використанням (комунікації, персонал). Як знайти золоту середину? Фахівці рекомендують оцінити такі аспекти:

щільність конкуренції;

близькість до покупця;

близькість до постачальників сировини;

рівень життя в регіоні;

можливість укомплектувати склади персоналом;

планований рівень заробітної плати;

транспортні потужності;

оподаткування;

прибуток.

Додатково аналізують, чи буде потенційний склад знаходитися поблизу від залізниці, великого міста, уточнюють вартість землі, складність отримання дозволів. Уважний аналіз цих факторів допомагає визначити, який варіант більш вигідний: створення одного великого складу або декількох дрібних.