Метод освоєного обсягу в управлінні проектами

У сучасному світі кожна людина може спробувати свої сили в бізнесі. Можливостей є більш ніж достатньо, обмежень стає все менше, тому що все, що вам потрібно – це бажання. Однак тільки цього недостатньо. Відкрити свій бізнес може кожен, а от підтримувати його на плаву, розвивати і просувати вперед – одиниці. Для цього потрібно щось більше, ніж просто бажання, потрібні навички, потрібно розуміння того, як функціонує світ бізнесу. В якості прикладу можна взяти управління проектами – багато починаючі бізнесмени не користуються ніякими інструментами для управління проектами, над якими працюють вони або їхні підлеглі, тим самим роблячи дуже грубу помилку.


Якщо у вас є певні інструменти, то ви зможете набагато більш ефективно справлятися зі своїми завданнями. І для цього вам не потрібно бути генієм економіки – досить лише поглянути на метод освоєного об'єму. В управлінні проектами він дозволяє вам досягти максимальної ефективності та точності, але при цьому є елементарно простим і доступним. Що являє собою метод освоєного обсягу? Саме про це і піде мова в даній статті.

Що це таке?

Метод освоєного об'єму – це система методик, що дозволяє вам контролювати і вимірювати ефективність виконання проекту порівняно з створеним заздалегідь планом. Цей метод використовує кілька числових показників, які складаються у формули і дозволяють максимально точно і чітко продемонструвати, в якому стані знаходиться проект в окремо взятий проміжок часу, яким є відставання від графіка або його випередження, наскільки перевищено бюджету, а також які будуть передбачувані результати на момент завершення проекту в заздалегідь обумовлений день, який зараз називається дедлайном.


Якщо говорити про реальному світі, то метод освоєного обсягу дійсно дуже популярний – його використовують всюди, і серед подібних методик він є самим використовуваним на практиці. Величезною перевагою цього методу є не тільки його простота, прозорість та доступність, але ще й універсальність. Справа в тому, що ви можете використовувати його абсолютно в будь-якій сфері і для будь-якого проекту, виконанням якого займаєтеся ви або ваші співробітники. Проте яким би простим не був цей метод, його все ж необхідно вивчити, а також розглянути на практиці, щоб потім його можна було застосовувати спокійно в будь-яких умовах. Далі в статті мова піде про кожен з показників, які використовуються в даному методі, а в кінці буде представлений простий приклад, який допоможе вам більш наочно побачити, як функціонує цей метод.

PV

Як ви вже зрозуміли, метод освоєного об'єму дозволяє вам розрахувати відставання від графіка або його випередження, а також витрати бюджету. Відповідно, в розрахунках повинні бути присутніми вихідні дані, про яких зараз і піде мова. В першу чергу необхідно поглянути на показник під назвою PV, який розшифровується як «плановий обсяг». Нічого складного тут немає – цей показник є саме тим, на що вказує його назва. Це запланована вартість тих робіт, які будуть проводитися в рамках проекту – іншими словами, це бюджет проекту. Він є конкретною величиною і не розраховується ні за якими формулами. Однак, природно, цей показник активно буде використовуватися для розрахунку інших показників, що використовуються в рамках даного методу. Метод освоєного об'єму дозволяє вам максимально точно оцінити відхилення від бюджету. Однак що таке цей самий освоєний обсяг?

EV

Метод освоєного обсягу в управлінні проектами хороший тим, що він дозволяє вам оцінити абсолютно всі аспекти конкретного проекту та особливостей його виконання. І зробити це можна, наприклад, за допомогою даного показника, який знаходиться в назві все методу. Це освоєний обсяг, однак що ж він собою являє? Якщо плановий обсяг був досить простий і зрозумілий, то з освоєним обсягом все вже не так ясно. Справа в тому, що це не точний показник, а оцінний – він позначає заплановану вартість виключно тих робіт, які були виконані фактично станом на конкретний момент проекту. Відповідно, цей показник розраховується шляхом оцінки того обсягу робіт, який було виконано у рамках проекту, і йому присвоюється сума, яка вираховується по відношенню до того, який був запланований бюджет на той конкретний момент. На словах це звучить досить заплутано, але розібратися можна. Якщо ж вам все ще не надто зрозуміло, що означає освоєний обсяг, то вам варто почекати розбору конкретного прикладу, який використовує метод освоєного обсягу в управлінні проектами, який буде описаний пізніше.

AC

Як ви вже зрозуміли, метод освоєного обсягу в управлінні проектами – це не просто набір різних цифр, це мережа взаємозв'язків, яка дозволить вам проаналізувати те, як саме виконувався проект. Але для цього важливо розглянути також ще один основний параметр – фактичну вартість. Як і у випадку з плановим обсягом, фактична вартість є дуже простий для розуміння. Власне кажучи, це сума, яка в конкретний розглянутий момент часу при виконанні проекту була витрачена на його реалізацію. Коли ви отримали всі три основних параметра, то можете братися за взаємовідносини між ними, які і є ключовим моментом, основою метою, заради якої існує метод освоєного обсягу в управлінні проектами. Завдання цього методу прості – порівняти фактично виконаний обсяг роботи з запланованим, а також порівняти фактичні витрати бюджету з запланованими. І для цього у вас тепер є всі необхідні інструменти.

SV

Отже, настав час розглянути, для чого використовується цей метод. Метод освоєного об'єму застосовується в першу чергу для визначення перевищення витрат бюджету у співвідношенні з виконаним обсягом робіт. Власне кажучи, для цього і використовується дане значення, яке розшифровується як «відхилення від графіка». Вираховується воно досить просто – показник PV віднімається від показника EV. Що це означає? Це означає, що вам потрібно від планового обсягу відняти освоєний обсяг. Так ви зможете зрозуміти, скільки роботи виконали працівники порівняно з тим, скільки вони повинні були виконати на даний момент. Відповідно, від'ємне значення означає відставання від графіка, а позитивне – його випередження. Метод освоєного проекту застосовується на стадії проекту, яка вас буде цікавити – це означає, що ви можете використовувати його вже в перший день, в десятий і останній. У кожен з днів виконання проекту цей метод буде давати вам корисну інформацію.

CV

Цей показник дуже схожий на попередній, за винятком того, що він змінює відхилення не від графіка, а від бюджету. Відповідно, і для його розрахунку необхідно використовувати дещо інші параметри. Як і раніше, вам необхідно віднімати від освоєного обсягу (цей показник, як зрозуміло з назви методу, є ключовим), але на цей раз віднімається не запланований обсяг, а фактична вартість робіт. Відповідно, якщо освоєний обсяг менше, ніж фактична вартість – було витрачено більше коштів, ніж планувалося на конкретний момент, якщо ж більше – то навпаки. Ці два показники є основними для кожного керівника проекту, саме для їх одержання і використовується метод освоєного об'єму. Це, однак, не єдині показники, які ви можете в результаті отримати.

CPI

Які ще містить в собі метод освоєного обсягу формули? З основними поняттями і методами їх обчислення ви вже ознайомилися – тепер настав час поглянути на пару відносних показників. Наприклад, індекс виконання термінів – це дуже цікавий параметр, який дозволить вам наочно побачити, наскільки ви випереджаєте терміни або ж від них відстаєте. Для отримання цього показника вам потрібно розділити освоєний обсяг на запланований. Підсумок можна розглядати як дробове число – або ж перевести у відсотки для більшої наочності. Результат можна розглядати як швидкість просування у відсотках щодо запланованого темпу. Наочні приклади ви зможете побачити пізніше, коли буде розбиратися конкретний проект.

SPI

Як і у випадку з попередньою парою, показник SPI має сильне схожість з показником CPI. Справа в тому, що це також відносний індекс, однак на цей раз він демонструє не швидкість виконання проекту, а витрати по бюджету. Якщо CV демонстрував, на яку конкретну суму бюджет недорасходован або перевитрачено, то мета даного параметра – продемонструвати, скільки витрачається грошей на один запланований долар. Результатом тут може бути і один долар (якщо бюджет дотримується на сто відсотків), і сімдесят п'ять центів і навіть півтора долара. Загалом, цей показник дозволяє в цілому оцінити, наскільки сильно недорасходуется або перевитрачатиметься бюджет.

Інші параметри

Ось і всі основні показники, які вам необхідно мати на увазі, коли ви будете використовувати метод освоєного обсягу в управлінні проектами. Приклад можна починати розглядати вже прямо зараз – але краще ненадовго затриматися і розглянути ще кілька показників, які можна використовувати на більш професійному рівні, якщо ви хочете отримати більш детальні результати. Наприклад, професіонали також вводять показник BAC, який відповідає сумі бюджету на весь проект – і саме від нього відбуваються деякі інші параметри. Є показник EAC, який розшифровується як «оцінка по завершенню». Він демонструє, яку саме вартість можна очікувати отримати в результаті проекту на конкретно взятий момент. Якщо попередні показники допомагали вам орієнтуватися з тим, в якому саме стані знаходиться проект в окремо взятий момент часу, то цей показник (і наступні) допоможуть вам вирахувати приблизні дані на момент завершення проекту. Отже, оцінка по завершенню вираховується діленням суми бюджету на індекс вартості виконаних робіт. Що стосується параметра ETC, то він показує оцінку до завершення, тобто скільки знадобиться, щоб закінчити проект. Розраховується вона вирахуванням з оцінки по завершенню реальної вартості всіх робіт. Ну і ще один параметр – VAC. Це відхилення від бюджету по завершенню, тобто параметр, який дозволяє розрахувати очікуване відхилення від бюджету на момент завершення проекту. Отримати його можна, віднімаючи з бюджету суми оцінку по завершенню. Ось і все, що вам потрібно знати про цьому методі – тепер настав час розглянути конкретний приміряю.

Приклад застосування

Природно, для першого контакту з даним методом немає сенсу брати якийсь реальний проект – краще взяти спрощений приклад, який дозволить наочно розглянути кожен із зазначених вище параметрів. Отже, суть проекту полягає в наступному – необхідно за чотири дні побудувати чотири стіни, витративши на це 800 доларів. Це вся інформація, яка може знадобитися в процесі. У даному прикладі метод освоєного обсягу застосовується на стадії, близькій до завершення, тобто в третій день реалізації проекту. За три дні було побудовано тільки дві з половиною стіни, але при цьому було витрачено 560 доларів бюджету. Здавалося б, це менше, ніж планувалося – але і робіт було виконано менше. Так добре справляються робітники зі своїм завданням? Саме тут вам і допоможе даний метод. Спочатку потрібно розібрати три базових показника – PV, EV і AC. Перший становить 600 доларів, так як на третій день саме стільки планувалося витратити. Другий – 500 доларів, так як саме стільки має бути витрачено на будівництво двох з половиною стін. Ну а третій – 560 доларів, саме стільки робочі витратили на будівництво двох з половиною стін на третій день проекту. Також відразу можна відзначити показник BAC – він становить 800 доларів, повний бюджет проекту. Що ж, прийшов час вирахувати відхилення по термінах і по вартості. 500 доларів мінус 560 доларів – це мінус 60 доларів, тобто саме на стільки було перевитрачено бюджет. 500 доларів мінус 600 доларів – виходить мінус сто доларів, тобто має місце відставання від графіка. Пора зробити показники більш точними, тобто розрахувати CPI і SPI. Якщо розділити 500 доларів на 560 доларів, то вийде 089 тобто один долар витрачається замість 89 центів на кожен долар йде перевитрата 11 центів. Якщо розділити 500 доларів на 600 доларів, то вийде 083 – це означає, що швидкість просування проекту становить лише 83 відсотки від запланованої спочатку швидкості. Ось і все – тепер ви отримали всі основні показники і маєте уявлення, в якому стані перебуває ваш проект у конкретний день його реалізації. Тепер можна розрахувати залишилися параметри – EAC, ETC і VAC. Оцінка по завершенню – це 800 розділити на 089. Виходить, що при такому темпі оціночна вартість проекту на кінець робіт становить 900 доларів замість 800. Оцінка до завершення – 900 мінус 560 тобто 340 доларів. Саме стільки за оцінками знадобиться, щоб закінчити проект. Ну і відхилення по завершенню складе 800 мінус 900 – мінус 100 доларів, тобто бюджет буде перевитрачено на сто доларів. Природно, метод освоєного обсягу застосовується на стадії проекту, яка може відрізнятися від зазначеної вище - цей метод є універсальним і може бути використовувати на будь-якому етапі.