Звітний документ: види, форма, зразок і оформлення

Правильне ведення документації важливо для будь-якої організації, оскільки дозволяє грамотно займатися основною діяльністю і не боятися податкових та інших перевірок. Звітні документи готуються в різноманітних видах та формах. Різновиди документації відрізняються залежно від типу компанії, роду її діяльності і багатьох інших факторів.

Загальне поняття

Звітний документ відображає комплекс показників з результатами роботи компанії за вибраний період. У звітності можуть міститися таблиці з бухгалтерськими, статистичними та іншими даними. Звіт – це підсумок роботи з обліку відомостей.


Звіти складаються за формами, які рекомендують Мінфін і служба Держстатистики. Вони можуть являти собою зведення по конкретних галузях, а також за територіальним ділянок – районам, областям, по всій повноті господарства. Звітні документи можуть класифікуватися за видами, періодами, обсягом даних, ступеня їх узагальнення.

Різновиди

За видами звітність поділяється на:

бухгалтерську;

статистичну;

оперативну.

Бухгалтерська – це систематизовані дані про майно організації, її фінансах, результати роботи. Звітні бухгалтерські документи готуються за інформацією обліків. Статистична готується за даними статистичних, бухгалтерських та оперативних обліків. Оперативна звітність готується за оперативними матеріалами за певні часові інтервали – тиждень, місяць, декаду і так далі. Ці відомості допомагають вести оперативний контроль за робочими процесами в організації.


Регулярність підготовки звітних документів може бути:

внутрішньорічної – за день, п'ятиденку, декаду, місяць, квартал, півроку.

річний – це зведення за рік.

Внутрішньорічна статистична звітність є поточною, а бухгалтерську – проміжної. Ступінь узагальнення інформації в звітності може бути різною. В залежності від цього показника звіти бувають:

первинними – вони складаються безпосередньо організацією;

зведеними – готуються вищестоящими установами.

Будь-яка звітність повинна представляти достовірні дані про діяльність організації, її фінансове становище, результати роботи, будь-які зміни цих відомостей.

Зовнішній вигляд і зміст

Форми звітних документів затверджуються державними нормативами. У кожній компанії ведеться внутрішня звітність, у якій надаються відомості про виконання планів, доручень керівництва. Ці звіти готують фахівці різних відділів компанії та надають керівництву. Така документація може називатися звітом або довідкою. Звіти всередині установ робляться в довільній формі. Вони подаються на паперових аркушах або на бланках організації. У звіті обов'язкові наступні дані:

назву організації;

найменування структурного підрозділу або відділу компанії;

назва документа;

його дата і номер;

заголовок;

безпосередньо текст з результатами роботи;

підпис;

затвердження або резолюція.

Текст звіту містить повну інформацію про здійснену роботу, проведеному аналізі підсумків діяльності. Робляться висновки, при необхідності – вносяться пропозиції. Нерідко до звітів додаються пояснювальні записи. Дата звіту повинна співвідноситися з затвердженням керівником.

Службові відрядження

Окремим різновидом звітності є звітні документи за проживання в готелі у випадках службових відряджень фахівців. У витрати на відрядження належать витрати на оренда готельного номера. Згідно з вимогами законодавства, компанія зобов'язана відшкодувати працівникові всі витрати з оплати готельного номера. Співробітник, який повернувся з відрядження, надає один з цих документів:

рахунок;

чек;

квитанцію.

Який з цих документів буде найбільш вірним і не викличе питань у податкових органів? Якщо готелі не застосовується контрольно-касове обладнання, то співробітник готелю повинен оформити спеціальний бланк. Назвати його можна по-різному: квитанція, чек, ваучер.

Вимоги до бланків

У кожному готелі є свій бланк, але оформлений за затвердженим вимогам. Звітні документи за проживання відповідають таким вимогам:

на звіті містяться реквізити (найменування організації, її номер, серія, адреса, ІПН, печатка);

сам бланк виготовляється у друкарні або із застосуванням автоматизованих систем, захищених від стороннього доступу та зберігають інформацію протягом п'яти років;

документу присвоюється номер і серія.

Якщо працівник пред'явив документ, що не відповідає затвердженим вимогам, а компанія його прийняла і провела, при появі претензій з боку податкових співробітників організація зможе відстояти свої витрати в суді.

Якщо в готелі є каса

Зазвичай в готелях є контрольно-касова техніка. Тоді звітні документи за проживання не заповнюються, а працівнику видається касовий чек. Саме він говорить про факт реєстрації та оплати готельного номера. До чеком може додаватися рахунок або інший документ, що приводить дані про реєстрацію певного працівника. Якщо працівникові замість чека видали прибутково-касовий ордер, в такій ситуації при складанні звітності можуть бути проблеми з боку податкових фахівців. Звичайно, компанія може відстояти свої інтереси в суді, але ця процедура не дуже проста.
Квитанції до ПКО також надається як звітні документи за проживання в готелі. Вони також приймаються і зазвичай не викликають зайвих питань. Квитанції вважаються офіційними документами, які засвідчують факт прийняття грошей готельної адміністрацією.

У разі відсутності документів

Бувають і такі ситуації, коли працівник не надає жодного документа. Тоді бухгалтер запитує з готелю довідку про проживання конкретної особи. А в самій компанії повинні бути відомості про період відрядження даного співробітника. Подібні нюанси можуть призвести до суперечок з працівниками податкових органів, які вирішуються в суді зазвичай на користь організації. Ситуації ненадання документів можуть пояснюватися тим, що співробітник проживав не в готелі, а в орендованій квартирі. У цьому випадку компанія оплачує витрати на оренду житла, працівник не несе ніяких витрат, значить, вони йому і не компенсуються. Часто бухгалтери задають питання – як же тоді враховувати витрати при оподаткуванні? Компанія може вказувати при оподаткуванні прибутку понесені витрати на винаймання житла, але тільки за той період, коли в ньому фактично проживав її співробітник. Витрати у всі інші періоди вважатимуться необґрунтованими витратами і не будуть прийняті податковими структурами. Підготовка звітних документів – важливий і відповідальний момент у діяльності будь-якої організації. Як правило, цим займаються співробітники бухгалтерії або керівники структурних відділів фірми. При виникненні утруднень можна користуватися послугами сторонніх компаній.