Спеціаліст АГВ - хто це? Адміністративно-господарський відділ: структура, співробітники, керівництво

Кожен чоловік, який мав досвід роботи, розуміє, наскільки важливо, коли в компанії належним чином підтримується життєдіяльність і забезпечується безпека працівників. З'ясуємо, які працівники повинні бути включені в штат компанії, щоб зробити перебування в ній комфортним.

Для чого створюється АГВ

Спочатку пояснимо, що АГВ – це адміністративно-господарський відділ. Зазвичай такі структурні підрозділи створюються на великих підприємствах з розгалуженою структурою господарської діяльності. У дрібних компаніях функції цілого відділу може виконувати одна людина. Основна функція співробітників цього відділу зводиться до того, щоб грамотно організувати адміністративно-господарську діяльність, мінімізувавши витрати компанії на забезпечення її життєдіяльності і створивши комфортні умови перебування на робочих місцях.

Структура відділу

Як вже говорилося вище, співробітник АГВ – це посада, яка більш характерна для великої організації, де формують самостійний структурний підрозділ і створюють положення про АГВ. У багатотисячних холдингах в рамках АГВ можуть бути виділені ділянки, групи. Так, в рамках відділу можна виділити сектори: 1. Планово-розрахунковий, основне завдання якого – планування витрат та визначення їх доцільності. 2. Матеріально-ресурсний – здійснює контроль приймання витратних матеріалів. 3. Соціально-побутового забезпечення – створює умови комфортного існування співробітників компанії.

Основні завдання відділу

Перед цим підрозділом ставиться досить багато завдань, у великій організації рідко можна почути питання: « Спеціаліст АГВ - хто це?» Всім членам колективу зрозуміло, що працівники відділу займаються важливими питаннями, вирішення яких сприяє результативній роботі підприємства:

господарське обслуговування;

утримання в належному стані внутрішніх приміщень і будівлі;

створення комфортних умов праці.

Адміністративно-господарський відділ. Функції

У зв'язку з тим, що завдання перед цією структурною одиницею можуть стояти дуже різноманітні, але так чи інакше пов'язані з забезпеченням господарського обслуговування належного рівня, можна визначити наступні його функції:

забезпечення відповідного утримання приміщень підприємства;

контроль справної роботи обладнання;

планування реконструкцій, ремонту будівель ;

здійснення планового ремонту, його контроль і приймання;

благоустрій будинку та його фасаду, озеленення;

складання кошторису витрат;

оформлення всієї необхідної документації;

забезпечення офісних працівників всім необхідним для ефективної роботи.

Виходячи з цього, можна зробити висновок, що робота в АГВ вимагає дотримання великого кількості норм і правил і нерозривно пов'язана з високим ступенем відповідальності за виконання робіт.

Про права

Тепер поговоримо про те, які має права спеціаліст АГВ (хто це - ми вже визначились) . Також в даному пункті буде позначено, хто несе відповідальність за виконання обов'язків співробітниками відділу. Як і слід було припускати, в цей пункт включено все, що пов'язано з контролем за дотриманням норм, вимог щодо збереження власності компанії, яка знаходиться в оперативному користуванні.
Також відділ може контролювати належне зберігання майна на складі, вимагати звітів про використання витратних офісних матеріалів. Безумовно, право даного структурного підрозділу – представлення інтересів компанії при взаємодії з різними установами (ремонтні, будівельні організації) в разі необхідності рішення входять в його зону відповідальності питань. За результатами перевірок начальник АХО може ініціювати через керівництво видання наказу про накладення дисциплінарного стягнення за псування майна.

Про взаємодію

Спеціаліст АГВ (хто це - керівник або рядовий співробітник, не має значення) при виконанні своєї роботи в обов'язковому порядку вибудовує службові взаємини з колегами з інших відділів. Це необхідно для якісного виконання функцій. Від співробітників інших структурних підрозділів працівник адміністративно-господарського відділу отримує заявки на купівлю необхідних в роботі речей (оргтехніка, канцелярські товари та інше), а також звіти про псування майна, письмові пояснення про причини поломок. АГВ не тільки контролює інші відділи за виконанням кола довірених йому питань, але і складає плани виконання ремонту у приміщеннях на підставі нормативів, що надаються фінансової і бухгалтерської служб. Крім того, структурний підрозділ взаємодіє з відділом кадрового адміністрування (запит штатного розкладу, отримання інформації про відрядження співробітників) і юридичним відділом (запит консультаційної допомоги при складанні договорів).

Про відповідальність

Тепер необхідно торкнутися зону відповідальності, яку несе спеціаліст АГВ. Хто це вирішує контролювати, той повинен знати, що повністю відповідає за виконання функцій начальник адміністративно-господарського відділу. В його обов'язки входить у тому числі організація роботи співробітників довіреного йому структурного підрозділу. Керівник забезпечує якісну і своєчасну підготовку документації, ведення документообігу. Саме начальник АХО відповідає за виконання співробітниками виробничої дисципліни. Зона відповідальності інших працівників господарського відділу визначена посадовими інструкціями, які будуть коротко розглянуті в даній статті.

Посадова інструкція начальника АГВ

Співробітники, які не займаються веденням кадрового документообігу, навряд чи замислюються, що зазначена інструкція повинна відповідати певним вимогам. Тим не менше це так. В обов'язковому порядку документ повинен містити вказівку на кваліфікацію начальника відділу та вимоги до досвіду роботи. Як правило, на посаду керівника приймаються фахівці з вищою освітою (в нашому випадку освіта може бути технічним або економічним), досвідом роботи (мінімум три роки в якості спеціаліста, 1-2 роки – в якості керівника). Начальнику відділу необхідно знати всі локально-нормативні акти, накази по організації, що регулюють її діяльність, а також бути провідником прийнятої в компанії корпоративної культури. У будь-яку посадову інструкцію, будь то начальник, інженер АГВ або інший співробітник, необхідно включити вимоги про знання норм і правил Опітб, протипожежної безпеки. Документ повинен також містити інформацію про те, хто є безпосереднім начальником співробітника, хто його заміщає під час хвороби. Обов'язки за посадою « начальник АХО » багато в чому перегукуються з функціями відділу, що не дивно. Тим не менш позначимо їх:

забезпечення якісного обслуговування та відповідності нормам і правил СНиП стану будівлі та внутрішніх приміщень;

складання кошторисів, планування ремонтних робіт;

забезпечення співробітників компанії необхідними меблями, технікою, інвентарем, ведення їх обліку по підприємству, організація раціонального використання матеріалів;

здійснення керівництва роботами з благоустрою території;

організація обслуговування на належному рівні нарад, конференцій та інших заходів;

керівництво співробітниками ввіреного йому підрозділу.

Інформація про права також обов'язкова в посадовій інструкції. Тут слід говорити про винесення на розгляд керівництва проектів по удосконаленню обслуговування, про знайомство з документами, регулюючими діяльність компанії, інформування керівництва про недоліки у господарській діяльності. В рамках управління співробітниками посадова особа може виносити пропозиції про заохочення/покарання своїх фахівців. Розділ про відповідальність включає в себе інформацію про необхідність належним чином виконувати свої обов'язки і дбайливо ставитися до майна роботодавця.

Інші посади у відділі

Структура АГВ передбачає існування в ній досить великої кількості співробітників: це можуть бути інженери, фахівці, асистенти. В залежності від того, наскільки складно влаштована організація, можуть існувати провідні, старші, молодші фахівці, асистенти. Посадова інструкція, безумовно, в даному випадку прописується безпосередньо під конкретну посаду і організацію, що передбачає чіткий поділ зон відповідальності. Окремо слід сказати про обов'язки таких працівників, як двірник, прибиральниця, які займаються приведенням у належний стан території та приміщень. Їх робота не представляє особливої складності, але також пов'язана з певним ступенем відповідальності. З усього вищесказаного можна зробити висновок про те, що робота співробітників АГВ полягає в грамотному плануванні та забезпеченні службовців ресурсами. При цьому фахівці не повинні допускати перевитрати та виникнення аварійних ситуацій. Таким чином, робота в АГВ пов'язана з не меншою відповідальністю, ніж на інших посадах.