Спеціаліст по закупівлі: обов'язки, посадова інструкція, освіта, вимоги, резюме

Відшукати сьогодні підходящу для себе роботу непросто. Адже вона повинна не тільки допомагати утримувати себе і свою сім'ю, але й дозволяти реалізуватися як професіонал своєї справи. Та й більшість шукачів, які бажають працевлаштуватися офіційно, розраховують отримати повний соціальний пакет і пов'язані з ним блага. Серед доступних вакансій нерідко зустрічається посаду фахівця із закупівель. Чим займаються такого роду співробітники? На яких підприємствах існує в них потреба? Які обов'язки повинен виконувати даний фахівець? Чи необхідно для цього отримати повноцінну вищу освіту або достатньо пройти курси? Спеціаліст із закупівель - популярна нині вакансія. Тому далі в статті будуть розглядатися відповіді на наведені вище питання.

Сутність документа

Що являє собою посадова інструкція фахівця із закупівель? Це особливий внутрішній документ визначеної організації, в якому чітко викладено основні вимоги до претендента на цю посаду, описані коло всіх його професійних обов'язків, а також посадових прав, рамки, що визначають ступінь його відповідальності за недбало виконану роботу. Його наявність є обов'язковою на будь-якому підприємстві, на якому існує посада "фахівець з закупівель". Обов'язки працівника повинні бути правильним чином визначені для того, щоб його функція реалізувалася в компанії так, як це очікується. У чому ж остання складається?

Функції фахівця

Незважаючи на те, що розглянута посаду з'явилася порівняно недавно, профстандарт "Фахівець у сфері закупівель" у повній мірі сформований і містить жорсткі вимоги. Адже такі співробітники потрібні були і раніше. Наприклад, схожі професійні функції виконували працівники, зараховані у штат підприємств і виробничих організацій. Тоді така посада мала іншу назву: інженер з матеріально-технічного забезпечення.


Отже, що ж має на увазі під собою робота "фахівець з закупівель"? Якщо говорити коротко, не розкриваючи читачеві численних нюансів професійних обов'язків, які відображають особливості трудової діяльності та виробництва певної компанії, то головним завданням такого працівника є перманентне забезпечення організації будь-якими необхідними матеріалами або товарами. Загальна ж функція, що відображає профстандарт "Фахівець у сфері закупівель", (а саме: забезпечення підприємства необхідними для його адекватного функціонування товарно-матеріальними цінностями), крім іншого, включає в себе ще досить велика кількість непрямих обов'язків, таких аналіз дійсного співвідношення якості пропонованої постачальниками продукції і її ринкової вартості.

Призначення та структура

Саме посадова інструкція, як це вже зазначалося вище, є одним з двох основних документів (другий - укладений з працівником трудовий договір), які і визначають, що повинен виконувати в ході своєї трудової діяльності фахівець з закупівель. Освіта цього документа є першочерговим завданням керівництва, адже, згідно актуального законодавства, працівник не може виконувати які-небудь обов'язки, крім тих, які були чітко описані в договорі, який він укладав у процесі працевлаштування. А цей документ, як правило, у вказаному місці робить посилання, закликаючи звернутися до посадової інструкції. Саме тому багато фахівців приділяють їй така увага.
Як повинна виглядати посадова інструкція розглянутого спеціаліста? Важливо, щоб вона була складена згідно з тим стандартам і форм, які прийняті в даному регіоні. Отже, розглянутий документ слід складати таким чином, щоб він обов'язково містив такі розділи:

Перший розділ повністю присвячується даними про погодження та затвердження безпосередньо тексту даного документу. Для цього всі, хто брав участь у зазначених процесах, повинні зафіксувати цей факт, поставивши свої особисті підписи з їх розшифруванням, а також вказати відповідні дати. В узгодженні, як правило, беруть участь юридичний відділ, відділ кадрів, а також безпосередньо підрозділ, до якого буде належати певний співробітник.

У наступному розділі необхідно перерахувати всі актуальні вимоги до кандидата на цю посаду. Вони повинні докладно описувати необхідна освіта, знання та практичні навички, необхідний досвід роботи, а також вік та інші особливості, які можуть ставитися до даної конкретної посади. Крім цього, слід навести повний перелік всієї документації (включаючи як внутрішні акти компанії, так і законодавчі акти загальнодержавного значення), з якої новому співробітникові потрібно уважно ознайомитися. А також розглянутий розділ описує місце посади в загальному штатному розкладі, порядок і умови прийняття кандидата на посада на роботу, механізм звільнення або ж заміщення працівника на час його не довгострокового відсутності. Важливо вказати безпосереднього начальника нового працівника.

В основному розділі даної інструкції необхідно перерахувати все, що очікується від співробітника в ході його професійної активності (всі його посадові обов'язки, а також права). Чим точніше будуть описані обов'язки спеціаліста в інструкції, тим більше ймовірність, що робота буде виконуватися коректним чином, що піде на користь підприємству. Права ж нерозривно пов'язані з обов'язками. До них, як правило, відносять: право на гідні умови праці; право на одержання необхідних для виконання своїх обов'язків даних; право пропонувати заходи, призначені для удосконалення робочого процесу.

В останньому розділі мова звичайно йде про те, яку відповідальність понесе працівник у тому випадку, якщо він буде виконувати свої професійні обов'язки неналежним чином.

Особливості документа

Що визначає коло обов'язків, які має фахівець з закупівель? 44-ФЗ, або Федеральний закон, який відображає актуальні вимоги законодавства. Згідно йому, розглянутий документ має багато спільного з посадовою інструкцією спеціаліста з постачання. Втім, існує ряд відмінностей, які виділяють посаду "фахівець із закупівель". Обов'язки двох цих працівників не є ідентичними. Знати ці відмінності особливо необхідно співробітникам і керівництву великих підприємств, на яких, як правило, передбачено наявність двох цих посад. Саме тому ще до остаточного формування посадової інструкції важливо гарненько розібратися в основні вимоги до кандидатів. Так, необхідно знати, яка повинна бути кваліфікація фахівця із закупівель, а також, як розмежувати обов'язки даних співробітників. Практика показує, що обов'язків у того працівника, який займається закупівлями, істотно більше, ніж у того, який займається постачанням. У посадовій ієрархії перша посада значиться істотно вище другої. Подібним чином відрізняється і рівень зарплати. Саме тому було б логічно, щоб та вимоги до кандидата на посаду "фахівець із закупівель", обов'язки якого суттєво значущий, були набагато вище і жорсткіше. Це слід враховувати при складанні посадової інструкції. Резюме спеціаліст із закупівель (вірніше, кандидат на цю посаду) може скласти успішно тільки в тому випадку, якщо заздалегідь ознайомитися зі стандартними вимогами до претендента. Подібним чином, професійні обов'язки працівників також слід чітко розмежувати. Це допоможе налагодити злагоджену взаємодію як між самими спеціалістами, так і між цілими відділами, які знаходяться в їх підпорядкуванні.

Вимоги до фахівця із закупівель

Специфіка професії визначає ряд особливих вимог, характерних для певної спеціальності, які пред'являються до кандидатів на посаду. І в розглянутій області також існують певні критерії. Фахівця із закупівель вибирають виходячи з наявних навичок і знань. Так, кандидат повинен:

мати аналітичний склад розуму;

вміти приймати рішення навіть в умовах постійного стресу і нести повну особисту відповідальність за їх результати;

вміти обробляти великі обсяги інформації та грамотно вести поточну документацію;

володіти навичками ведення ділових переговорів з тим, щоб виходити на бажаний результат для компанії;

ясно розуміти, як організована робота митниці і як функціонують транспортні компанії;

бути впевненим користувачем персонального комп'ютера, а також вміти користуватися всіма необхідними для виконання професійних функцій програмами.

Крім іншого, будь-який роботодавець має право сформувати інші вимоги, які необхідні для того, щоб якісно виконувалась робота. Спеціаліст із закупівель - важлива складова успіху компанії. Наприклад, якщо компанія займається зовнішньоекономічною діяльністю, то від такого співробітника можуть вимагати знання іноземних мов. Тому важливо грамотно скласти своє резюме. Спеціаліст із закупівель - посада, яка дозволяє багатьом яскраво реалізувати свої здібності. Заради цього варто ризикнути.

Права

Посадові обов'язки фахівця з державних закупівель будуть розглянуті далі, а зараз важливо розібратися, які він має права.

Проявляти ініціативу в галузі внесення різноманітних пропозицій, які могли б удосконалити або полегшити протікання робочого процесу, що має відношення виключно до виконання цим працівником своїх функцій.

Вимагати від свого безпосереднього начальника абсолютного сприяння у питаннях, пов'язаних з реалізацією прав або обов'язків співробітника.

Вимагати від керівництва компанії відділу забезпечення всіма необхідними організаційно-технічними умовами, а також своєчасного складання та оформлення робочих документів і звітів, які потрібні співробітнику для реалізації його професійних обов'язків.

Налагоджувати взаємозв'язок між підрозділами компанії і певними підрозділами деяких сторонніх організацій, які необхідні для того, щоб оперативно вирішувати виникаючі питання закупівель, які незмінно входять в межі компетенції головного менеджера по закупкам.

Відповідальність

Що включає в своє коло відповідальності провідний фахівець з закупівель?

Контроль та забезпечення виконання плану закупівель на кожен місяць.

Адміністративна відповідальність за розголошення секретної інформації, яку внутрішні документи компанії визначають в якості корпоративної таємниці, і яка офіційно є власністю конкретного підприємства.

Особисте виконання всіх існуючих правил внутрішнього розпорядку, а також дотримання стандартів дисципліни.

Здійснення угод із закупівель, а також укладання відповідних договорів з різноманітними організаціями або приватними особами, якщо це буде потрібно.

Виконання вимог пожежної безпеки і правил техніки безпеки, з метою нанесення будь-якої шкоди співробітникам компанії або її матеріального майна.

Ретельне виконання всіх отриманих вказівок, інструкцій, доручень, розпоряджень, наказів безпосереднього начальника, а також генерального директора фірми.

Відповідальність за нанесення або сприяння нанесенню як матеріального збитку, так і безпосереднього збитку ділової репутації компанії.

Відповідальність за нехтування власними посадовими обов'язками, які визначає актуальна інструкція, а також діючі законодавчі акти Російської Федерації.

Умови роботи

Що розповідає посадова інструкція спеціаліста по закупівлях про умови роботи, згідно з якими має працювати працівник? Режим зайнятості людини займає цю позицію в компанії, визначається складені спеціально для окремого підприємства, правилами внутрішнього трудового розпорядку, а також договором, що укладається з новими співробітниками в процесі працевлаштування. Крім іншого, ці умови передбачають необхідність періодично відлучатися у відрядження для виконання службових завдань.

Порядок ознайомлення з посадовою інструкцією

Укладення трудового договору, яке, власне, і знаменує собою момент працевлаштування, - ідеальний час для того, щоб майбутній співробітник уважно вивчив, що входить в обов'язки фахівця із закупівель, тобто, ознайомився з посадовою інструкцією. Як зафіксувати факт того, що працівнику була надана вся необхідна інформація? Існує кілька способів. Серед них виділяють наступні:

особиста підпис і його розшифровка), а також дата, які свідчать про те, що фахівець з закупівель свої обов'язки вже уважно вивчив і готовий це підтвердити; ставиться в особливому журналі, який спеціально призначений для цих цілей;

окрема відмітка про те, що співробітник проінформований повною мірою, яка завіряється особистим підписом окремого працівника безпосередньо під текстом самої посадової інструкції, призначеної для ознайомлення кожного нового кандидата;

подібна позначка, також завірена підписом і датою, яка ставиться під текстом індивідуальної посадової інструкції, персонально підготовленої для окремого співробітника, яка згодом додається до його особовій справі, заведеній на підприємстві.

Висновок

Спеціаліст із закупівель - це особливий співробітник підприємства, який займається тим, що здійснює і контролює процес постачання в компанію необхідних для її виробничої діяльності товарів, всіляких матеріалів, різноманітної сировини. Цей працівник також займається складанням і перевіркою всієї звітної документації, яка має відношення до його прямих обов'язків. Крім іншого, розглянутий фахівець повинен мати розвинене аналітичне мислення і хороші комунікативні навички для того, щоб вміти коректно оцінити рентабельність передбачуваної операції і грамотно вести переговори з постачальниками. Не менш важливо на практиці знати, як саме слід перевіряти продукцію на відповідність заявленим критеріям якості. Такий фахівець повинен вміти поводитися з персональним комп'ютером на високому рівні володіти комп'ютерними програмами, які знадобляться йому в ході виконання його основних посадових обов'язків; приймати важливі рішення в короткі терміни навіть під тиском і в умовах постійного стресу, адже від їх ефективності залежить успіх всього підприємства; обробляти великі обсяги інформації своєчасно і робити відповідні висновки; відмінно орієнтуватися в актуальних умовах функціонування митниці, а також в особливостях роботи окремих транспортних компаній, з якими співпрацює дана організація. Ці співробітники повинні розбиратися в основних тонкощах вибору необхідних матеріалів, розуміти, як саме їх слід транспортувати, а також зберігати для того, щоб вони не втратили своїх корисних властивостей та товарного вигляду. Також є бажаним, а часом і обов'язковою умовою наявність певного досвіду у сфері закупівель. Зазвичай на цю посаду приймають активних і енергійних людей. Саме такі кандидати мають шанси на те, що дану вакансію займуть саме вони. Якщо ви замислюєтеся про те, щоб працювати в якості фахівця із закупівель, для початку важливо вивчити типову посадову інструкцію (типовий документ, який точно визначає коло прав, обов'язків і відповідальності певного співробітника). Це допоможе ознайомитися з майбутніми умовами роботи і заздалегідь з'ясувати всі її тонкощі. Так ви зможете зрозуміти, чи варто продовжувати свої спроби влаштуватися на цю посаду, чи краще пошукати щось інше. Якщо вам все підходить, то потрібно постаратися упевнитися в тому, що і ви відповідаєте всім вимогам компанії. Для цього необхідно з'ясувати якомога більше про саму організацію, а також про її ділової активності, обсяги виробництва та реалізації, а заодно і про основні технічні особливості. Поставитися до питання власного працевлаштування слід вкрай серйозно. Важливо заздалегідь вивчити як можна більше інформації про компанію, в яку ви хочете влаштуватися, а також безпосередньо про бажаної посади. Для цього потрібно ретельно иизучить посадову інструкцію по вибраній спеціальності. Стандартна форма документа з більшості професій знаходиться у вільному доступі, тому з неї у разі необхідності завжди може ознайомитися будь-хто. Чим серйозніше ви будете підготовлені, тим вище ваші шанси отримати бажане. І нехай робота дарує вам тільки приємні емоції!