Коефіцієнт використання робочого часу - особливості, аналіз і показники

В даний час, в умовах кризового стану багатьох підприємств в сучасних російських реаліях неодноразово постає питання про можливості дослідження напрямків економії фінансових, грошових і трудових ресурсів. З цією метою досліджують ряд економічних показників, у тому числі показники використання робочого часу. З метою обґрунтування економії витрат праці ретельно досліджують робочий час співробітників підприємств і його складові елементи, а також спеціальні показники ефективного його використання, наприклад, коефіцієнт використання робочого часу.


В умовах фінансової кризи в нашій країні менеджмент повинен постійно шукати можливості і способи підвищення стимулювання працівників до праці, в тому числі і з допомогою економії часу роботи працівників, що не завжди являє собою восьмигодинний робочий день, так як виражений і індивідуальним робочим графіком для співробітника. У 2016 році було проведено дослідження експертами групи компаній «Інститут тренінгу АРБ Про», в ході якого було опитано 2788 співробітників з 12 російських компаній, які знаходяться в Москві, Санкт-Петербурзі, на Уралі і в Сибіру. Проведене дослідження показало, що практично 50% часу роботи використовується співробітниками нераціонально та неефективно. Були виявлені наступні результати нерационому використання робочого часу:

80 хвилин йде на "перекур";

60 хвилин на чаювання;

60 хвилин йдуть на неформальне спілкування з колегами;

45 хвилин на зниження інтенсивності праці;

15 хвилин на запізнення.

Такі результати невтішні і викликають необхідність перегляду графіків робочого часу і усунення зайвих втрат часу роботи.

Робочий час

Робочий час - це тривалість перебування працівника на робочому місці, яка встановлена законодавчо відповідно до правила трудового розпорядку. Відповідно від ступеня повноти і раціональності його використання залежить і найважливіша умова прибутковості компанії.

Значення аналізу

Контроль за витрачанням робочого часу на будь-якому підприємстві є обов'язковою функцією менеджменту керівництва, який має ряд своїх особливостей, на відміну від функцій фінансового або матеріального контролю і обліку. Такі особливості пов'язані з тим фактом, що робочий час неможливо збільшити вище нормативного значення, яке, як правило, встановлено Трудовим кодексом РФ або правилами трудового розпорядку підприємства. Робочий час не може бути компенсоване за рахунок зниження цін, так як оплата праці також досить жорстко регламентується. З цієї причини час роботи, яке є, повинно максимально ефективно використовуватися. Оскільки персонал є одним з найважливіших ресурсів компанії, то він завжди повинен бути доступний для розпоряджень, що стосуються виробничого процесу підприємства, завжди повинен перебувати в належному робочому стані. В іншому випадку підсумкові показники компанії (прибутковість, рентабельність) будуть знижуватися. Оцінка використання часу роботи співробітників дозволяє отримувати всіх ланок керівництва точну і повну інформацію про використання найважливішого ресурсу підприємства, а також про робочої активності співробітників.
Раціональне використання часу роботи співробітниками компанії є обов'язковою умовою, яке фактично дозволяє забезпечувати безперебійність виробничого процесу в цілому, а також злагоджену роботу окремих його елементів і успішне виконані поставлених планів. В цілому, дослідження фонду робочого часу (далі по тексту - ФРВ), а також основних коефіцієнтів, впливає як на організацію виробничого процесу в компанії, так і на продуктивність праці і кінцевий результат діяльності фірми - прибуток. У сучасних умовах економічного спаду при загостренні соціальних суперечностей і виникнення напруженості особливо стає актуальним визначення даних по досліджуваному напрямку.

Мета і завдання

Основною проблемою вітчизняних методик є утруднення фахівців у вирішенні поставленої задачі із-за відсутності досвіду в даній області або відсутності певних компетенцій. В закордонній практиці дослідження часу роботи співробітників також дуже популярно, так як досить позитивно оцінюється його вплив на різні аспекти практики господарювання підприємства, однак воно вимагає певної адаптації. Головною метою проведення аналізу є розробка рекомендацій, що дозволяють запобігти зниження обсягів випускаємої продукції та її якості. Завданням пропонованого аналізу стає виявлення найбільш уразливих моментів у виробництві, що пов'язані з використанням робочої сили. Методика проведення аналізу показників використання витрат робочого часу представлена наступними етапами:

аналіз застосовуваних на підприємстві режимів робочого часу і перерозподіл персоналу по режимам;

розрахунок кількості годин, що було відпрацьовано працівниками в нічний час (при цьому працездатність персоналу низька), понаднормово (коли так само знижується працездатність персоналу);

далі проводиться оцінка ефективності часу роботи, з цією метою аналізується використання ФРВ, визначається і формується баланс РВ, проводиться розрахунок ФРВ на одного працівника, а також визначаються деякі інші показники;

на наступному етапі необхідно зрозуміти і виявити причини, що негативно впливають на ФРВ;

розробляються основні заходи по усуненню виявлених «хворих» місць і пропонуються варіанти усунення негативних наслідків.

Загальна характеристика коефіцієнта

Коефіцієнт використання робочого часу (далі по тексту - Кирв) застосовується з метою аналізу та зіставлення показників як на рівні підприємств, так і на рівні галузей економіки. Також даний коефіцієнт дає можливість оцінити, яким чином на підприємстві використовуються трудові ресурси і умови виконання основного трудового плану. На даний коефіцієнт впливає величезна кількість факторів, які складаються у певну систему. Саме тому для дослідження трудового часу на підприємстві застосовують різні коефіцієнти, методики розрахунку яких представлені нижче. Для розрахунку Кирв можна використовувати дані, які містяться в балансі часу роботи в умовах конкретної компанії. Дані первинного обліку можуть бути використані для складання звітності по праці.

Перелік основних показників

У виробничому процесі нерідко виникають втрати часу роботи. Дані значення також необхідно враховувати при дослідженні ефективності ФРВ. Скорочення всіх видів втрат (як внутрізмінних, так і целодневных) сприяє підвищенню коефіцієнта використання робочого часу. У процесі дослідження розраховують кілька коефіцієнтів використання затрат робочого часу роботи.

Коефіцієнт використання робочого періоду визначається наступною формулою:

Крп = Дф/Дн, де Дф - загальна кількість днів, які відпрацював один працівник за певний часовий період, дні; Дн - кількість днів, необхідне для відпрацювання одному працівнику за певний проміжок часу, дні.

Коефіцієнт використання робочого дня визначається при використанні наступної формули:

Крд =t фу /t н , де t фу – середня фактична урочна тривалість робочого дня, год; t н – середня тривалість робочого дня, год.

Інтегральний коефіцієнт є універсальним і відображає відсоток використання робочого дня (досліджуваного періоду). Він представлений наступною формулою:

Кінт = Крп*Крд*100; Цей показник розраховується на підставі визначення двох попередніх коефіцієнтів.

Інтегральний коефіцієнт завантаження робочих місць і змін визначається наступною формулою:

Кизрм = Врх*Кнр, Врх - коефіцієнт використання змінного режиму, який може бути розрахований діленням коефіцієнта змінності до загальної кількості змін на підприємстві за існуючого режиму праці; Кнр – коефіцієнт безперервності, що визначається як відношення кількості працівників у найбільш заповненій зміні до загальної кількості місць роботи.

Коефіцієнт змінності можливо розрахувати двома способами:

1. на певну дату: Ксмен дат = Чв/Год, Чо – кількість робітників відповідно до всіх змін, чол.; Ч - кількість робітників у найбільш заповненій зміні, чол. 2. за календарний період: Ксмен пер = Дс/Д, де Ксмен пер - коефіцієнт змінності за календарний період; Дс - кількість відпрацьованих за звітний період днів у всіх змінах, чол.-днів Д – кількість днів у найбільш заповнену зміну, чол-днів.

Коефіцієнт використання простоїв визначається наступною формулою:

Квп = t п /(t п + t нп ), де Квп - коефіцієнт використання простоїв; t п – кількість годин використаних простоїв, чол-год; t нп - загальна сума невикористаних простоїв, чол. годину.

Основні коефіцієнти використання ФРВ і методики їх розрахунку

В літературі можна зустріти такі коефіцієнти використання фондів робочого часу в рамках даного аналізу.

Коефіцієнт використання максимально можливого фонду робочого часу. Визначається наступною формулою:

Кмвфрв = (Тф/Тмвф)*100 де Тф - загальне число фактично відпрацьованих годин в урочний час, години; Тмвф - максимально можливий ФРВ, годинник. Цей коефіцієнт необхідний тоді, коли потрібно зробити відповідні висновки з аналізу ФРВ на підприємстві в цілому або по окремих його підрозділах.

Коефіцієнт використання табельного фонду часу може бути визначений згідно з наступною формулою:

Ктфв = (Тф/Ттф)*100 де Ттф – сумарний ФРВ за табелем, годинник. Цей коефіцієнт застосовується у випадку, коли необхідно провести зіставлення рівня використання ФРВ при порівняннях між галузями.

Коефіцієнт використання календарного робочого часу може бути визначена згідно з наступною формулою:

Ккф = (Тф/Ткф)*100 де Ткф - календарний фонд часу, годин. Даний коефіцієнт широко використовується з метою виявлення тенденцій на рівні підприємства, галузі.

Тенденції зміни показників

Усі вищеподані значення використання витрат робочого часу необхідно розраховувати і оцінювати за кілька проміжків часу, наприклад, за базовий рік та звітний або звітний і плановий період. Далі оцінюється динаміка показників використання тимчасових витрат і проводиться оцінка темпів зростання і приросту. Позитивна динаміка зростання коефіцієнтів буде свідчити про високій віддачі використання працівників підприємства; навпаки, негативна динаміка коефіцієнтів свідчить про зниження ефекту використання працівників підприємства, що негативно позначається на кінцевих результатах діяльності підприємства в цілому. Слід зазначити, що основне завдання будь-якого підприємства полягає в тому, щоб значення всіх перерахованих вище коефіцієнтів прагнули до зростання, що буде означати факт ефективного використання часу роботи працівників підприємства. Серед заходів щодо зростання ефективності вищевказаних процесів можна виділити наступні напрямки:

удосконалювання структури робочого часу по його елементів;

скорочення простоїв працівників у трудовому виробничому процесі. З цією метою необхідні заходи по підвищенню трудової дисципліни, поліпшенню умов праці, охорони праці і зниження захворюваності, і т. д.;

постійний моніторинг часу роботи - не рідше двох разів у рік за допомогою самофотографии;

необхідно вести щоденник керівника;

щоденне продумане планування робочого дня;

делегування повноважень;

корекція плану;

мінімізація витрат на повторюють функції управління;

збільшення питомої ваги оперативного часу в загальному балансі за рахунок зменшення величини інших елементів витрат часу;

поліпшення структури витрат часу працівника (наприклад, зростання частки машинного часу);

організація нестандартного робочого графіка для певних працівників і професій;

застосування тайм-менеджменту для того щоб навчитися розпоряджатися своїм часом більш ефективно, для підвищення рівня віддачі працівника в роботі;

автоматизація обліку робочого часу в компанії з допомогою спеціальних систем. Така система дозволяє збільшувати ефективність роботи співробітників окремо і всього відділу в цілому. Керівник буде в змозі контролювати ситуацію з часом співробітників навіть віддалено, отримуючи при цьому всю необхідну інформацію.

На закінчення

Таким чином, представлений коефіцієнт використання робочого часу у відношенні певної компанії дозволять її керівництву визначити існуючі тенденції в ефективності використання ФРВ.