Графік документообігу для облікової політики: зразок. Положення про облікову політику

Документообіг підприємства - його центральна нервова система. Законодавча регламентація підприємницької діяльності постійно збільшується і вдосконалюється. Важлива не тільки правильна організація руху письмової форми документів, стала актуальною проблема електронного забезпечення функціонування підприємства. По багатьом напрямкам документообігу саме електронний обмін інформацією став обов'язковим. Первинні документи не завжди оформляються в письмовій формі, але яким би документ не був, він володіє певними властивостями, часом існування і конкретним рухом по підрозділам та співробітникам. Розмір підприємства, його юридична форма, сфера компетенції і область функціонування не мають значення, але графік документообігу для облікової політики на підприємстві краще розробити ще до початку його створення.

Облікова політика - обов'язкова складова документообігу

Положення про облікову політику діють ще з часів СРСР, з 1983 року! Бухгалтерія ніколи не була серцем бізнесу, але вона завжди була його фундаментальною основою. Відповідальність за розробку облікової політики зазвичай лягає на плечі головного бухгалтера, а затверджується керівником підприємства. Первинний документ при цьому проходить стадії:

Створення або отримання.

Прийняття до виконання і обробка.

Передача в архів.

Будь-яка дія з первинним документом характеризується:

джерелом або відправником документа;

одержувачем або виконавцем;

датою прийняття до виконання;

часом виконання;

адресатом результату виконання.

Будь-який первинний документ має істотне зміст, а в процесі свого руху забезпечується індикаторами стану, що дозволяють стежити за дотриманням затвердженої на підприємстві облікової політики.


Зазвичай складається графік документообігу для облікової політики в бухгалтерії, але він доступний і обов'язковий для всіх підрозділів підприємства в межах їх компетенції.

Обов'язкові вимоги законодавства

Документальне підтвердження витрат обов'язково. І раніше це фактична наявність письмового документа, оформленого згідно з чинним законодавством та локального нормотворчості підприємства. Терміни також важливі. Податковий кодекс РФ вимагає підтвердження всіх операцій. Це одна з головних умов для обліку витрат при розрахунку податку на прибуток. Однак далеко не завжди рух документів задовольняє вимогам виробничої діяльності: оплата може пройти, а матеріали запізнитися з доставкою, товар був відвантажений, але споживач не заплатив. Як наслідок, одні первинні документи запізнюються за термінами по відношенню до інших. Непередбачених ситуацій завжди достатньо, але графік документообігу для облікової політики - зразок ідеального руху документів. Відхилення від плану допускаються, але повинні бути максимально мінімізовані, а в графіку слід передбачити відповідальність кожного виконавця.

Індикатори стану документів

Важко знайти підприємство, яке б не використовувало програму електронного документообігу, але навіть на підприємстві, не має жодного комп'ютера, створення або надходження первинного документа супроводжується створенням «індикатора» його стану.
Для великих підприємств з численними підрозділами і віддаленими філіями стеження за станом усіх документів є обов'язковим і окремим виробничим процесом. Тут графік документообігу для облікової політики - зразок, а фактичний стан - підстава для оптимізації графіка, уточнення термінів виконання, покарання порушників та визначення шляхів вирішення виникаючих виробничих труднощів. Важливо відзначити, що багато подій вкрай критичні по термінах:

надання звітності в податкову;

оплата податків;

подача електронних декларацій;

інші законодавчо обов'язкові дії.

Якщо порушення внутрішнього виробничого циклу якось можна нівелювати, то у відносинах з державними органами це недозволено і загрожує серйозними санкціями або збитками.

Графік документообігу для облікової політики: приклад змісту

Форма описуваного документа не має істотного значення. За звичаєм, він розробляється головним бухгалтером, затверджується керівником підприємства і представляє собою таблицю. Пропонуємо вашій увазі приклад такого графіка. Кожен документ має найменування, а всі рядки таблиці нумеруються. Мінімально необхідна наявність двох колонок:

створення або отримання документа;

перевірка та обробка документа.

Перша колонка містить дві позиції:

відповідальний (співробітник, підрозділ);

термін виконання.

Друга колонка - три-чотири позиції:

відповідальний за перевірку (виконання);

термін виконання;

термін передачі в головну організацію;

форма оформлення результату виконання.

Підприємства не обмежені у формулюванні шапки таблиці, що відображає графік документообігу для облікової політики. Зразок нижче показує один з варіантів. Важливо, що логіка таблиці повинна відображати точно: який документ, як з'являється, ким і куди прямує, ким і коли виповнюється і куди відправляється результат. Додатково можна передбачити фактичну здачу в архів відпрацьованої первинки. Зазвичай графік документообігу для облікової політики казенного установи супроводжується регламентом роботи з архівними документами. Щодо державних утворень це закріплено законодавчо.

Архіви документів і терміни зберігання

Архіви (навіть у середніх підприємств) швидко сягають значних розмірів. Супроводити для повторення філіями зразок графіка документообігу для облікової політики додатковими рекомендаціями по зберіганню в архіві і роботі з архівними документами - розумна практика. Законодавство встановлює різні строки зберігання для різних документів. Облікова політика головного офісу не обов'язково повинна збігатися з політикою філії. Сфера компетенції різних підрозділів підприємства може кардинально відрізнятися. Але логіку побудови графіка, однозначної ідентифікації документів, етапів їх проходження, правил стеження за індикаторами і регламент архівної справи доцільно будувати в єдиному ключі. Уніфікація облікової політики, а архівної роботи в особливості, має істотне значення для оптимізації інфраструктури підприємства і руху інформації. Будь-який бізнес - це не тільки контроль з боку державних органів, але і власного керівництва та засновників. Остання інстанція зазвичай не схильна розбиратися в нюансах і діє за єдиним суворому алгоритмом.

Особливості облікової політики в приватному секторі

Багато організації не обмежуються передбаченими законодавством нормами, а розробляють свою нормативну базу. Часто можна зустріти графік документообігу для облікової політики ТОВ, виробничого кооперативу, товариства, фонду та іншого виду юридичної особи у форматі власного варіанту уявлення про бізнес-процеси та їх конструюванні на практиці, на реальному підприємстві. Істотною відмінністю держсектора від приватного підприємництва є більш широкі фінансові можливості, які дозволяють покласти в основу інфраструктури підприємства популярну дорогу систему, наприклад, на базі рішення Oracle Primavera Instantis. Таких дорогих ідей у Oracle предостатньо, але далеке не кожне підприємство може їх придбати і мати обладнання, достатня для їх експлуатації.

Програмне забезпечення електронного документообігу

Характерна особливість, яка відбивається на реалізації облікової політики, - наявність якісного, дорогого, складного і затребуваного програмного забезпечення. Багато великі представники великого бізнесу набувають нові рішення, які забезпечують розподілену обробку величезних обсягів інформації. Однак цей кардинальний підхід на місцях мало відрізняється від ситуації на середніх і малих підприємствах. Про державні організації можна навіть не згадувати. Скрізь донині панує Excel і йому подібні продукти універсального призначення і власні програмні розробки. Дана обставина (спільне існування серйозної інформаційної системи та кількох власних програм) свідчить про те, що програмне забезпечення в цій галузі потребує постійного доопрацювання. Виходячи зі сказаного, уявляється доцільним при розробці облікової політики підприємства робити акцент не на програмне забезпечення, а на нормативний момент і відповідність юридичних положень графіка документообігу чинному законодавству та реальної необхідності на конкретному підприємстві.